ついては、今後同規則の解釈、運用その他に関しては、この通達によるべきものであるので、関係事項を所属職員に周知徹底させ、事務取扱いについて遺漏のないようされたく命により通知する。

なお、この通達は昭和54年8月1日から施行し、横浜市物品規則の施行について(昭和31年3月31日総総調第31号助役依命通達)は昭和54年7月31日限りその効力を失うので念のため申し添える。

第1　総則に関する事項

1　第1条関係

この規則の目的は、本市物品会計事務の公正、確実かつ能率的な運営を図るため、その事務執行に関する根本基準を定め、併せて物品の適正かつ効率的な使用その他良好な管理を図ることにある旨を明らかにしていること。

2　第1条及び第3条関係

物品会計事務の原則及び物品管理の原則が定められ、物品出納機関及び物品管理機関の事務執行の根本基準が明らかにされているが、物品の管理については、局長及び担当職員は、特に次の事項に注意すべきものであること。

(1)　物品の売却、貸付け、交換、出資、廃棄、取得その他の管理については、各局長及び所属職員は、横浜市事務決裁規程(昭和47年8月達第29号)その他の処務規程により、その権限とされているところに従うべきものであること。

(2)　物品の交換、出資若しくは支払手段としての使用又は適正な対価なくしての譲渡若しくは貸付けについては、地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第96条第1項第6号、第237条第2項及び財産の交換、譲渡、貸付け等に関する条例(昭和39年3月横浜市条例第6号)に留意すること。

3　局及び局長　第4条関係

第4条第1項各号にいう局の意義は、次のように解すべきものであること。

(1)　各局には、当該局に属する事務所、事業所その他及び当該局が所管する公の施設、機関、施設その他を含むものであること。

(2)　財政局には、固定資産評価審査委員会を含むものであること。

(3)　削除

(4)　区役所には、区選挙管理委員会を含むものであること。

(5)　消防局には、消防署及び消防団を含むものであること。

4　第5条関係

物品の範囲は、法第239条に規定する動産とされていること。従って、次のような点に留意すること。

(1)　所有に属する動産であっても、現金(現金に代えて納付される動産を含む(法第231条の2)。)、公有財産に属する動産(法第238条)及び基金に属する動産(法第241条)は、物品から除外されていること。

(2)　保管に属する動産は、市が使用する目的で他人から借用し、保管するものに限定されていること。

(3)　占有動産は、法令に特別の定めがある場合を除いては、会計管理者が管理するものとされていること(地方自治法施行令(昭和22年政令第16号。以下「令」という。)第170条の5)。

(4)　郵便切手類及び回数乗車券等については、物品として取り扱うものとされていること。

(5)　下水道事業及び埋立事業に属するものは、除外されていること。

(6)　(1)による基金に属する動産であっても、その出納及び保管については、会計管理者の職務権限とされていること(法第170条第2項第4号)。

5　物品の分類　第8条関係

(1)　物品は、その整理の便を図り、事務手続の統一を図るため、備品、消耗品、材料及び動物その他の4類別としているものであること。

(2)　備品の分類表及び備品と消耗品の具体的区分基準並びに重要物品の指定は、会計管理者が定めているものであること。なお、重要物品として会計管理者の指定したものは、法第170条に規定する財産の記録管理として行う物品であること(法第233条及び令第166条)。

6　共通物品　第9条関係

(1)　共通物品とは、総括購入を有利と認められる物品及び規格、品質等を統一する必要があると認められる物品であり、会計室において管理する物品であること。従って、会計室の管理を離れるときは、それぞれの物体自体の性質又は用途に従い分類整理されるものであること。

(2)　共通物品とされた物品の購入決定及び購入のために必要な処置の請求は、会計室がこれを所管するので、共通物品とされた物品の購入決定等の事務執行は、教育委員会所管の学校を除き、これを行うことができないものであること。ただし、事務所、事業所等については、当該事務所、事業所等に係る処務規程等に定められている額の範囲内で物品等を購入する場合で、会計管理者が定める共通物品科目表の価額より廉価で購入することができるとき及び横浜市物品規則第25条の2により物品を購入する場合については、この限りでない。なお、横浜市物品規則第25条の2により物品を購入する場合でも、会計管理者が定める共通物品科目表の価格より廉価で購入するよう努めるものとする。

7　会計年度区分　第10条及び第11条関係

(1)　物品の会計年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終るものであり、物品の出納は、現にその出納をした日をもって年度の所属区分をしなければならないこととされ、金銭出納の場合と異なり出納整理期間を定めないものとされていること。

(2)　年度末現在に残存する物品は、翌年度の同一整理科目に繰り越すべきものであること。

第2　出納機関に関する事項

1　第13条から第18条まで関係

物品の出納機関として、会計管理者、区会計管理者のほか、物品出納員を設け、有機一体として本市物品の出納及び保管(使用中の物品に係る保管を除く。)の事務を行うものとされていること。

なお、物品の保管のうち使用中の物品に係る保管は、第40条に規定する物品管理者がその管理を行うものとされているので留意すること。

2　第15条関係

会計管理者は、物品出納機関の最高かつ最終責任者として、物品の出納及び保管の事務を統轄するものとし、物品の亡失・き損の処理(第36条第4項)、帳簿、書類等の様式の決定(第37条第3項、第52条第3項から第5項まで及び第53条)、物品の検査(第46条第1項)、重要物品の増減及び現在高の調査(第47条第3項)、物品出納員等の事務引継ぎ(第49条第1項)等の事務を処理するが、物品の出納及び保管の事務は、区会計管理者又は物品出納員にそれぞれ委任しているものであること。すなわち、区会計管理者にあっては、金銭会計事務等の一部の区会計管理者への委任(平成19年3月横浜市告示第108号)、物品出納員にあっては、物品会計事務の一部の物品出納員への委任(平成19年3月横浜市告示第111号)をもって、それぞれその旨が告示されていること。

3　第15条関係

区会計管理者は、その所管に属する物品の出納及び保管の事務を統轄するものであること。

4　物品出納員　第14条から第16条まで関係

物品の出納及び保管の事務の実務を執行させるため、第14条の規定により物品出納員を設置することとされているが、次のことに留意すること。

(1)　物品出納員は、局の経理担当課及び局長が必要があると認める箇所に置くものであること。

(2)　区役所における物品の出納及び保管の事務は区会計管理者がこれを統轄し、物品出納員は置いていないものであること。

(3)　物品出納員は、原則として庶務担当係長若しくは経理担当係長又はその他係長(事務所・事業所において当該係長が置かれていない場合には、当該事務所・事業所の長)とすること。ただし、特に必要がある場合には、他の職員をもって物品出納員とすることができるものであること。

(4)　局長が必要があると認める箇所に物品出納員を設置する場合には、会計管理者に協議する必要があること。

第3　出納に関する事項

1　第6条関係

出納は、物品が物品出納員等の所管に属するか否かにかかるのであるから、物品管理者が物品を貸付け、修理、改造等のために当該物品の現実的な所持を失った場合であっても出納に該当しないものであるから特に注意すること。

2　第6条関係

出納の事由は、おおむね次のとおりであること。

(1)　「出」の事由

ア　交付　物品出納員等が物品管理者に物品を使用させるための払出しをいう。

イ　消耗　継続かつ反復して使用に耐える物品(備品の大部分、動物、機械器具等)以外の物品(消耗品、材料等)を使用させるための払出しをいう。

ウ　売却　不用品、生産品等を売却するための払出しをいう。

エ　廃棄　不用品で売却価額がその費用を償えない場合、買受人のない場合その他売却に適しない場合にこれを廃棄するための払出しをいう。

オ　亡失　天災地変、盗難等により物品の所在を失い、又はこれを滅失するに至ることをいう。

カ　き損　物品の形状をき損し、物品の価値を滅損するに至ることをいう。

キ　保管換え　物品の保管換えのための払出しをいう。

ク　贈与　印刷物を無料で配付する等無償で物品を払い出すことをいう。

ケ　給与　被服を現物支給する場合等の物品の払出しをいう。

コ　不足　乾燥、蒸発等自然的原因に基づいて減量したための払出しをいう。

サ　支給　工事用等のため原材料を支給するための払出しをいう。

シ　その他

(2)　「納」の事由

ア　購入　物品を購入した場合の受入れをいう。

イ　寄付　寄付を受納した場合の受入れをいう。(寄付受納の決裁は、起案用紙により経伺するものとし、時価相当額の決定をしてから受入れの手続をすること。)

ウ　取得　遺失物又は埋蔵物について本市が拾得者又は発見者である場合において、民法(明治29年法律第89号)第240条又は第241条の規定により本市がその所有権を取得する場合の受入れをいう。

エ　生産　生産物(未完成の物を含む。)の受入れをいう。

オ　保管換え　物品の保管換えを受けた場合の受入れをいう。

カ　一時保管　法令の規定又は契約により本市の保管すべき物品を保管する場合の受入れをいう。

キ　返納　物品管理者に交付した物品の返納を受ける場合の受入れをいう。

ク　過　湿潤、膨張等自然的原因に基づいて増量を生じたための受入れをいう。

ケ　その他

3　出納通知　第20条、第21条及び第50条関係

(1)　出納通知を発する権限は、横浜市事務決裁規程その他の規程により各局の課長及び事務所・事業所の長等に専決権限が与えられているものであること。

(2)　物品出納員等は、次の(3)の場合を除き出納通知がなければ物品の出納をすることができないこととされているが、出納通知は、原則として当該出納の事由となる事項を決定した書類(物品受入れ等処理票(物品出納通知書)等)をもって兼ねさせることとされているものであること。

この場合において、物品出納員等が物品管理者に物品を交付せず物品出納員等が保管する場合は、契約登録票(物品出納通知書)又は契約決定通知(物品出納通知書)の物品交付先課名の文字は抹消して使用するものとすること。

(3)　民法第240条の規定により本市の所有物となった拾得物品、水難救護法(明治32年法律第95号)第9条及び第25条の規定により区長が保管すべき漂流物若しくは沈没品等又は滞納処分のため差し押えた動産等で、法令の規定により本市が取得又は保管すべき権利又は義務を有することが明白な物品を物品出納員等が受領したときは、直ちに保管の責任が生ずるものであること。

(4)　横浜市契約規則(昭和39年3月横浜市規則第59号)第89条第2項の規定により分割納付された物品に係る出納通知については、局長は、当該分割納入の最終回の納入に係る物品の検査を第27条の規定により行った後に、一括して手続を行うことができるものであること。

4　第22条及び第23条関係

物品出納員等は、通常必要とする物品について、あらかじめ交付日を一定し、特別の理由がない限り当該交付日以外には物品の交付をしないこと等によって、物品の出納がはなはだしくひん繁となることによる物品の整理のびん乱を防止するとともに、当該交付日の一定日前までに物品を請求させることによって予定需要数量を掌握する等の措置を講ずることが望ましいものであること。

5　第23条関係

物品出納員等が、所定の手続により物品の交付を求められたときは、その請求の目的、数量、品質等がいずれも適当で、事実上請求の理由があり、かつ請求の手続に不備はないかを審査しなければならないこととされているものであること。

6　第20条及び第38条関係

横浜市予算、決算及び金銭会計規則(昭和39年3月横浜市規則第57号。以下「会計規則」という。)第124条第1項の規定により郵便切手、収入印紙類及び回数乗車券を資金前渡により購入した場合は、物品規則第37条第3項で規定する帳票様式等にその数量等の検査の記録、押印をすることにより物品の出納手続が行われたものとされること。この場合において、第4号様式から第7号様式までによる手続を省略することができるものであること。なお、購入した場合は、上記帳票様式等中の備考欄に支出命令番号を記入するものとする。

7　物品の購入等の手続　第25条及び第26条関係

(1)　財政局長に物品の修理に係る契約の締結等を依頼する場合においては、第7号様式は必要であっても、その出納手続は不要であること。

なお、重要物品の修理を行った場合は、物品管理者は、物品管理簿等にその旨の記録をしなければならないこと。

(2)　委託料で物品を製作した場合は、物品受入れ等処理票(物品出納通知書)による出納の手続を行うこと。

(3)　第25条第2項ただし書の規定により契約の締結等の事務手続が行われる場合においても、契約の相手方の選定及び予定価格の設定について、必要があると認めるときは、事前に又はその都度、財政局契約部契約第二課に連絡し、その指示に従うこと。

(4)　第25条の2における物品とは消耗品に限る。また、1件あたりの購入は30,000円未満とし、月ごとの限度額は100,000円未満とする。

8　第27条関係

納入物品の検査については、横浜市物品及び役務検査事務取扱規程(昭和54年7月達第32号)があるのでこれによるものであること。

なお、物品の修理については、検査は必要であっても、第27条第1項の検査の記録は不要であること。

9　第23条関係

物品の払出しに際しては、保管が長期にわたる場合、変質、腐朽等のおそれのあるものについては、原則として古いものから順次払い出すべきものであること。

10　第30条関係

(1)　保管換えは、これを適切に行うときは、物品の効率的な使用その他良好な管理にきわめて効果のある制度であるから、各局長は、それぞれ連絡を密にし、努めてこれを活用すべきものであること。この際必要な各局の調整は、会計管理者が行うものであること。

(2)　保管換えは、物品をその所属会計から他の会計所属とする場合、その所属から同一会計の他の局の所属とする場合及び同一局の物品出納員等の相互間でその保管を移す場合のすべてについて、この方法によることができるものであるが、所属会計を異にする保管換えの場合は、有償とすることができるものであること。

(3)　保管換えに伴う返納及び交付が同時でない場合は、保管換え等処理票(物品出納通知)の保管換え元課名及び保管換え先課名の欄は抹消して使用するものとすること。

11　不用物品及び使用不能物品　第31条及び第32条関係

(1)　物品管理者は、その管理する物品を将来使用する見込みがないと認めた場合は不用物品として、その管理する物品がき損して使用に耐えず修理しても使用することができないと認めた場合は使用不能物品として、物品出納員等に返納しなければならないものであること。

(2)　不用物品については、保管換えを積極的に行い物品の効率的な使用を図ること。

(3)　第31条第4項の規定による局長の承認は、令第170条の4に規定される不用の決定に当たること。

(4)　不用品の売却の手続については、第32条第4項の規定により準用される第25条第2項の規定により契約依頼書を作成し、必要な書類を添付して財政局長へ契約の締結等の依頼を行わなければならないものであること。ただし、第32条第1項ただし書の規定に該当する物品について、他の局長が集約し売却する場合は、局長は売却の決定をしたのち、他の局長に対して不用品の売却の手続を依頼することができるものであること。

12　帳簿　第37条、第38条及び第52条関係

(1)　物品出納員等は、備品出納簿等の帳簿を備えて物品を整理しなければならないものであるが、保管することなく、直ちに出納する場合は、その証書類を保管すれば備品出納簿等の記載を省略できるものであること(第38条第4項)。

(2)　帳簿は、備品関係のものを除き毎年度調整することを原則とするが、年度の終りに際し、当該帳簿に余白が多く、なお1年度は使用することができるような場合は、これを継続して使用すべきものであること。

(3)　消耗品出納簿又は備品出納簿は物品出納員等が自ら記帳することが望ましいが、他の者をして記帳させる場合は、適宜これを点検し、常に監督を怠ってはならないこと。

(4)　印紙類に係る帳簿の様式については、会計管理者が別に定めることとされていること(第37条第3項)。

(5)　削除

(6)　教育委員会所管の学校に属する物品の購入等及び出納に係る帳票については、会計管理者が別に様式を定めることができることとされていること(第52条第3項)。

(7)　その他帳簿の記帳方法等については、会計管理者の指示するところに従うべきものであること。

(8)　処理の終了した出納簿及びその他の帳簿は、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)に規定する保存期間が3年、2年又は1年の文書として取り扱うべきものであること。

13　第39条関係

第5条に規定する物品であっても第39条各号に掲げる物品については、この規則の出納手続を省略することができるが、物品の購入手続については、第26条第1項の規定に基づき行うこと。この場合において、出納通知及びこれに伴う帳簿等の整理は、省略できるものであること。

なお、第39条第2号に掲げる物品で、直ちに当該物品を消費しない場合は、出納手続を行うものとし、資金前渡の精算(会計規則第126条)又は立替払の請求(会計規則第181条)の手続を別途行わなければならないこと。

また、規則第39条第7号において、会計管理者が認めるものは、各局の共通物品の受け入れに限るが、規則第37条第2項に規定する共通物品出納簿は除くものとする。

14　第52条関係

横浜市立図書館に属する図書の出納については、第3章及び第4章に規定してある事項について、教育委員会規則をもって別段の定めをすることができることとされているが、第3章及び第4章以外の章の規定事項については、当該規定事項に抵触することができないものであること。

第4　保管に関する事項

1　第24条、第31条、第35条、第36条、第40条及び第42条から第47条まで関係

(1)　物品管理者は、使用中の物品の保管事務を取り扱うものであるが、その具体的な事務については、おおむね次のものがあること。

ア　物品出納員等から交付を受けた物品について保管責任を負うものであり、当該物品を常に良好な状態に維持管理すること(第42条第1項)。

イ　所属職員その他の者に物品を使用させること(第42条第1項)。

ウ　保管に係る物品について、物品管理簿を備えて整理すること(第43条)。

エ　物品を貸し付ける場合において、当該物品の貸付けを決定した書類により当該貸付けがこの規則その他の法令の規定に違反しないか及び契約の内容と相違しないかを審査すること。この場合において、当該物品を引き渡すときに物品保管換え等処理票(物品出納通知書)を徴すること(第35条第1項)。

オ　修理のため物品を引き渡すとき、職員以外の者から物品預り証を徴すること(第45条第1項)。

カ　物品使用者から当該物品について、使用の必要がなくなった旨の届出を受理すること。この場合において、当該物品を将来使用する見込みがないときは、不用物品として物品出納員等に返納すること(第31条第1項)。

キ　物品使用者から当該物品に事故が生じた旨の報告を受けること。この場合において、物品亡失・き損報告書により局長に報告し、局長及び会計管理者の承認を経て当該物品について物品管理簿の整理を行うこと(第36条)。

ク　所管物品について、備品整理票又は焼印、ペイント等の表示により整理し、保管状況を点検すること。この場合において、整理点検し難いものについては、帳票に品質形状等を詳記し、現品との照合に便利なようにしておくこと(第44条)。

ケ　局長の命を受け自己の所管に属する物品の管理事務を検査すること(第46条第2項)。

コ　物品出納員等が行う出納事務の検査に立会いその他の協力をすること(第46条第1項)。

サ　使用中の物品を運送のため業者に託した場合及び私法上の保管寄託をした場合の当該物品の保管に関すること。

シ　物品使用者から当該物品について、き損して使用に耐えない旨又は修理をする必要がある旨の届出を受理すること。この場合において、当該物品を修理しても使用することができないときは、使用不能物品として物品出納員等に返納すること(第31条第2項)。

ス　物品管理者が業務の性質からその所管する課以外の課の物品を管理する場合において、当該物品について保管責任を負うこと。

セ　保管に係る物品について物品を使用する者を指導し、及び監督すること(第42条第2項)。

(2)　総括物品管理者が取り扱う事務には、次のものがあること。

ア　物品管理事務の連絡、調整及び指導を行うこと(第40条第2項)。

イ　局長の命を受けて物品の管理事務を検査すること(第46条第2項)。

ウ　局長の命を受け重要物品に係る増減及び現在高の調査並びに報告書の作成を行うこと(第47条第2項)。

(3)　交付された共通物品は、それを使用する局の課長(これに準ずる者を含む。)が、当該物品の保管責任を負うとともに、共通物品を使用する者を指導し、及び監督すること。(第24条)

2　第41条、第42条及び第44条関係

物品出納員等及び物品管理者の保管に係る物品の保管方法は、法令に定めるもののほか、第41条及び第44条に規定されているが、当該物品をその種類、性質、形状、数量、使用目的等に従ってその効用価値を消滅若しくは減少させないように、特に次の事項に留意すべきものであること。

(1)　物品は、次の場合を除き、本市の施設に保管すること。

ア　本市の倉庫その他の施設がないとき。

イ　本市の倉庫その他の施設をもってしては適切な保管をすることが著しく困難であるとき。

(2)　保管物品は、原則として倉庫に蔵置すること。

(3)　保管に属する物品は、検査、点検その他保管上必要な処置に便利なようになるべく集中しておくこと。

(4)　変質しやすい物品、湿気又は火気を吸引しやすい物品等の保管に際しては、保護の方法、消火器の備付け等に万全を期すること。

(5)　貴金属類、古書画、公印、火薬、劇薬等の貴重品その他特別な物品の保管については、堅固な容器に収容して厳重にかぎをかける等その取扱いに特別に注意すること。

(6)　倉庫その他の蔵置場所を清潔にし、整頓に注意すること。

(7)　図書、標本類の保管については、その種類、冊数、箇数等の実情に応じ、適当な蔵置及び整理方法をとること。

(8)　備品については、保管場所を定めるとともに、常に点検を行うなど適正な管理を心がけること。

3　第35条関係

施設の管理委託契約に基づき、受託者に本市に属する物品を購入させるため、委託料として金銭を交付した場合は、購入後の物品は本市に帰属することとなり、法第96条第1項第6号及び第237条第2項の規定に該当する場合があるので注意すること。

なお、法第96条第1項第6号及び第237条第2項の規定に該当する場合であっても財産の交換、譲渡、貸付け等に関する条例第7条の規定により無償又は減額貸付けをすることができるときがあること。

4　第42条関係

(1)　物品の保管責任は物品管理者にあるが、物品の使用責任については物品を使用する者にあるので注意すること。

(2)　公印の取扱いについては横浜市公印規則(昭和36年8月横浜市規則第50号)、横浜市教育委員会公印規則(昭和43年7月横浜市教育委員会規則第6号)、横浜市人事委員会公印規則(平成2年3月横浜市人事委員会規則第3号)、横浜市監査委員公印規程(昭和39年10月横浜市監査委員規程第2号)及び横浜市会公印規程(昭和54年1月横浜市会規程第1号)の適用があるので、公印の管守方法等については当該規則又は規程の定めるところによること。

5　第41条及び第42条関係

物品を保管している職員又は使用している職員が、当該物品を亡失又はき損した場合は、法第243条の2第1項の適用が考えられるものであること。

6　第43条関係

(1)　物品管理者は、物品管理簿を備えて物品管理者の保管に係る物品を整理しなければならないものであること。

(2)　物品管理簿の様式については、登載する物品の使用の態様に応じて会計管理者が別に定めることができるものであり、様式の修正が必要なときは、会計管理者に協議すること。

(3)　物品管理簿の記帳方法等については、会計管理者の指示するところに従うこと。

7　第46条関係

(1)　第46条第1項の規定による検査は、物品出納員が取り扱う物品の出納及び保管の事務を検査するものであり、帳票類と保管に係る物品の照合等を行うものであること。

(2)　第46条第2項の規定による検査は、物品管理簿と保管に係る物品の照合等を行うものであること。

第5　その他の事項

1及び2　削除

3　第53条関係

帳簿の記帳方法その他この規則の施行について必要な事項並びに売却を目的とする物品を売却する場合の出納通知書、出資を目的として物品を交付しようとするときの出納通知書その他この規則に定めのない帳簿及び書類の様式については、会計管理者が定めることができるものであること。

4　第32条関係

物品に関する事務に従事する職員は、その取扱いに係る物品(令第170条の2に規定する物品を除く。)を市から譲り受けることができないことに注意すること(法第239条第2項)。