○横浜市行政文書管理規則
平成12年3月31日
規則第25号
横浜市行政文書管理規則をここに公布する。
横浜市行政文書管理規則
(目的)
第1条 この規則は、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織に関する基本的な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において「行政文書」とは、局区の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該局区の職員が組織的に用いるものとして、当該局区が保有しているものをいう。
2 この規則において「文書管理システム」とは、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する情報処理システムで、総務局行政イノベーション推進室行政マネジメント課長(以下「行政マネジメント課長」という。)が管理するものをいう。
3 この規則において「局区」とは、横浜市事務分掌条例(昭和26年10月横浜市条例第44号)第1条に規定する統括本部及び局、会計室、消防局並びに区役所をいう。
(平17規則21・平18規則37・平19規則37・平22規則29・平23規則38・平27規則38・令3規則14・令4規則27・令5規則21・一部改正)
(行政文書の取扱いの原則)
第3条 事務を適正かつ円滑に処理するため、行政文書は、その存在及び所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。
2 行政文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。
3 行政文書は、この規則に定める保存期間が経過したときは、この規則に定めるところにより廃棄するものとする。
(行政文書の取扱いの年度)
第4条 行政文書の取扱いは、会計年度によるものとする。
(文書管理組織)
第5条 行政マネジメント課長は、局区における文書事務を統轄する。
2 文書事務の適正な管理を図るため、局区に文書管理者を、課又は別に定めるこれに準ずる組織(以下「課等」という。)に文書主任を置く。
3 文書管理者は局区の文書担当課の長を、文書主任は課等の庶務を担当する係長をもって充てる。ただし、課等の長は、当該課等において取り扱う行政文書が大量であること等により文書主任が単独でその職務を遂行するのでは文書事務の適正な管理に支障があると認めるときは、行政マネジメント課長と協議の上、当該文書主任とは別に文書主任を追加して置くことができる。
4 行政マネジメント課長、文書管理者及び文書主任の職務は、別に定める。
(平17規則21・平27規則38・令3規則14・一部改正)
(決裁の方法)
第6条 事案についての最終的な意思の決定(以下「決裁」という。)は、行政文書によって行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、行政文書を作成しておかなければならない。
3 行政文書による決裁を要する事案を例示すると、次のとおりである。
(1) 市長が管理し、及び執行する事務事業の方針を決定すること。
(2) 議会の議決を経るべき事件について、議案を提出すること。
(3) 規則その他の規程並びに告示及び公告を制定し、改正し、及び廃止すること。
(4) 歳出予算を執行し、及び歳入を収入すること。
(5) 契約、行政処分その他の法律行為をすること。
(6) 財産を取得し、管理し、及び処分すること。
(7) 通知、照会、回答等をすること。
4 行政文書の作成方法は、別に定める。
(平17規則21・一部改正)
(到達文書の取扱い)
第7条 横浜市の事務所・事業所に到達した行政文書は、別に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。
(平17規則21・一部改正)
(行政文書の供覧)
第8条 次に定める行政文書は、別に定めるところにより、供覧しなければならない。
(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要がある行政文書
(2) 上司の指揮を受けて処理する必要がある行政文書
(3) その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある行政文書
(平17規則21・一部改正)
(行政文書の登録)
第9条 行政文書(次条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると行政マネジメント課長が認めた行政文書並びに決裁及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)を除く。)は、別に定めるところにより、文書管理システムに登録しなければならない。
(平17規則21・全改、平27規則38・令3規則14・一部改正)
(行政文書の分類)
第10条 行政文書は、課等ごとに保存期間別に分類する。
2 行政文書の保存期間は30年、10年、5年、3年、2年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。
3 行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日(常時使用する行政文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。
4 課等ごとのそれぞれの保存期間に属する行政文書の分類は、局区に共通する行政文書にあっては総務局長が、局区に固有の行政文書にあっては当該局区の長が定めて一般の閲覧に供する。
(平17規則21・平18規則37・平22規則29・一部改正)
(行政文書の整理、ファイリング及び保存)
第11条 課等の長は、事案処理の終了した行政文書(システム外文書を除く。)を、前条第4項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別に、遅滞なく、文書管理システムにより整理し、及び保存しなければならない。
2 前項の規定により整理し、及び保存した行政文書のうち文書管理システムに記録した事項以外の事項を記録した行政文書並びにシステム外文書は、次に定めるところにより、整理し、ファイリングし、及び保存しなければならない。
(1) 前条第4項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別とすること。
(2) 総務局長が定めるファイリング用具を用いること。
(平17規則21・全改、平18規則37・平22規則29・平27規則38・令3規則14・一部改正)
(行政文書の所管替え)
第12条 機構改革その他の事由により、事務事業の移管又は廃止があったときは、総務局長が定めるところにより、行政文書の所管替えを行わなければならない。
(平17規則21・全改、平18規則37・平22規則29・一部改正)
(行政文書の廃棄)
第13条 課等の長は、その保存する行政文書で保存期間を経過したもののうち、次に掲げる行政文書以外の行政文書を当該局区の長の決裁を得て廃棄するものとする。
(1) 係属中の争訟に係る行政文書、開示請求の対象となった行政文書等事務の遂行上必要がある行政文書で当該事務の遂行上必要がある期間、その保存期間を延長したもの
(2) 歴史資料として重要であると行政マネジメント課長が認めたもの
2 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の行政文書の廃棄については、事務処理上不要となった時点で行うものとする。
3 課等の長は、前2項の規定により行政文書を廃棄する場合は、必要に応じ、切断、塗りつぶし等当該行政文書の判読及び復元を不可能にする措置を講じなければならない。
4 第1項第2号に規定する行政文書の取扱いについては、総務局長が定める。
(平17規則21・全改、平18規則37・平22規則29・平27規則38・令3規則14・一部改正)
(行政文書の取扱いの特例)
第14条 局区の長は、所属の事務所・事業所において取り扱う行政文書又は大量かつ定型的に取り扱う行政文書について、この規則の規定によることができない場合は、総務局長と協議の上、この規則に定める方法以外の方法によりその全部又は一部を取り扱うことができる。
(平17規則21・旧第15条繰上・一部改正、平18規則37・平22規則29・一部改正)
(マスターフィルムの取扱い)
第15条 課等の長は、保存期間が30年である行政文書のうち、次に掲げる行政文書以外のもので行政マネジメント課長が必要と認めるものをマイクロフィルムに撮影することができる。
(1) そのまま保存することが適当であると認められる行政文書
(2) その形状がマイクロフィルムに撮影するのに不適当な行政文書
2 前項の規定により撮影されたマイクロフィルムは、その内容が撮影された行政文書(以下「原文書」という。)と相違なく撮影されたものであることを、別に定めるところにより、行政マネジメント課長が認証しなければならない。
3 課等の長は、マスターフィルム(前2項の規定により作成されたマイクロフィルムをいう。)を、当該原文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、30年保存する。
(平17規則21・追加、平27規則38・令3規則14・一部改正)
(施行細目)
第16条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は、別に定める。
(平17規則21・旧第23条繰上)
附則 抄
(施行期日)
1 この規則は、平成12年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書、フィルム及び電磁的記録について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書並びにフィルムのうちマスターフィルム及び複製フィルムについては、なお従前の例による。
3 施行日に局区において保有するフィルムのうちマスターフィルム及び複製フィルム以外のもの並びに電磁的記録については、施行日にこれらのフィルム及び電磁的記録を作成し、又は取得したものとみなして、この規則の規定を適用する。
附則(平成17年2月規則第21号)
(施行期日)
1 この規則は、平成17年3月1日から施行する。ただし、第2条第3項の改正規定は、平成17年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則による改正後の横浜市行政文書管理規則(以下「新規則」という。)の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。
3 前項の規定にかかわらず、施行日から平成17年3月31日までに作成し、又は取得する行政文書に係る次の各号に掲げるその管理に関する事項については、当該各号に掲げるこの規則による改正前の横浜市行政文書管理規則(以下「旧規則」という。)の規定は、なおその効力を有する。
(1) 文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の分類 第10条
(2) 文書等の引継ぎ 第12条
(3) 文書等の保存 第13条
(4) 文書等の廃棄 第14条
(5) フィルムの分類及び保存 第16条
(6) マスターフィルムの取扱い 第17条から第20条まで
(7) 電磁的記録の取扱い 第21条及び第22条
4 施行日において新規則第2条第2項に規定する文書管理システムの利用に必要な総務局行政部法制課長(以下「法制課長」という。)が管理するサーバーに接続されていない新規則第5条第2項に規定する課等において、施行日から当該サーバーに接続される日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る次の各号に掲げるその管理に関する事項については、附則第2項の規定にかかわらず、当該各号に掲げる旧規則の規定は、なおその効力を有する。
(1) 文書等の記録 第9条
(2) 文書等の整理及びファイリング 第11条
(3) 文書等の保存 第13条第2項
5 附則第2項及び第3項の規定により旧規則第12条の規定を適用して行われる文書等の引継ぎのうち平成16年4月1日以後に事案処理の終了した文書等の引継ぎにあっては、同条中「翌々年度」とあるのは、「平成17年度」として同条の規定を適用する。
6 附則第2項から前項までに定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な経過措置は、法制課長が定める。
附則(平成18年3月規則第37号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月規則第37号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
6 この規則の施行の際現に決裁処理の過程ある事案の処理については、なお従前の例による。
附則(平成22年3月規則第29号) 抄
(施行期日)
1 この規則は、平成22年4月1日から施行する。
(経過措置)
6 この規則の施行の際現に決裁処理の過程にある事案の処理については、なお従前の例による。
附則(平成23年3月規則第38号) 抄
(施行期日)
1 この規則は、平成23年5月1日から施行する。
(経過措置)
5 この規則の施行の際現に決裁処理の過程にある事案の処理については、なお従前の例による。
附則(平成27年3月規則第38号) 抄
(施行期日)
1 この規則は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
4 前項に定めるもののほか、この規則の施行の際現に決裁処理の過程にある事案の処理については、なお従前の例による。
附則(令和3年3月規則第14号) 抄
(施行期日)
1 この規則は、令和3年4月1日から施行する。
(経過措置)
4 この規則の施行の際現に決裁処理の過程にある事案の処理については、なお従前の例による。
附則(令和4年3月規則第27号) 抄
(施行期日)
1 この規則は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
3 この規則の施行の際現に決裁処理の過程にある事案の処理については、なお従前の例による。
附則(令和5年3月規則第21号) 抄
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
3 この規則の施行の際現に決裁処理の過程にある事案の処理については、なお従前の例による。
別表(第10条第2項)
(平18規則37・全改)
保存期間 | 基準 |
30年 | 1 市政の基本方針の決定に関する行政文書 2 議会に提出する議案等に関する行政文書 3 条例、規則及び特に重要な達の制定、改正及び廃止に関する行政文書 4 特に重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書 5 特に重要な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書 6 特に重要な行政処分に関する行政文書 7 訴訟及び不服申立てに関する特に重要な行政文書 8 予算及び決算に関する特に重要な行政文書 9 特に重要な工事の施行に関する行政文書 10 特に重要な契約に関する行政文書 11 特に重要な財産の取得及び処分に関する行政文書 12 市の境界変更等に関する行政文書 13 職員の任用に関する特に重要な行政文書 14 その他前各項に準ずる行政文書 |
10年 | 1 重要な事務事業の計画に関する行政文書 2 重要な達及び通達の制定、改正及び廃止に関する行政文書 3 重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書 4 重要な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書 5 重要な行政処分に関する行政文書 6 予算及び決算に関する重要な行政文書 7 重要な工事の施行に関する行政文書 8 重要な契約に関する行政文書 9 重要な財産の取得、管理及び処分に関する行政文書 10 職員の任用に関する重要な行政文書 11 その他前各項に準ずる行政文書 |
5年 | 1 事務事業の計画に関する行政文書 2 達及び通達の制定、改正及び廃止に関する行政文書 3 申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書 4 請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書 5 行政処分に関する行政文書 6 訴訟及び不服申立てに関する行政文書 7 予算及び決算に関する行政文書 8 工事の施行に関する行政文書 9 契約に関する行政文書 10 財産の取得、管理及び処分に関する行政文書 11 職員の任用に関する行政文書 12 会議等で受領した行政文書 13 その他前各項に準ずる行政文書 |
3年、2年又は1年 | 1 告示及び公告に関する行政文書 2 軽易な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書 3 軽易な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書 4 軽易な行政処分に関する行政文書 5 予算及び決算に関する軽易な行政文書 6 軽易な工事の施行に関する行政文書 7 軽易な契約に関する行政文書 8 軽易な財産の取得、管理及び処分に関する行政文書 9 職員の任用に関する軽易な行政文書及び職員の服務に関する行政文書 10 諸証明に関する行政文書 11 会議等で受領した軽易な行政文書 12 庶務に関する行政文書 13 局区内部の検討文書及び事務連絡文書 14 その他前各項に準ずる行政文書 |
1年未満 | 1 会議等で受領した軽微な行政文書 2 局区内部の軽易な検討文書及び事務連絡文書 3 庶務に関する軽易な行政文書 |
(備考)
「3年、2年又は1年」は、その重要度に応じて区分するものとする。
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