○横浜市人事委員会行政文書取扱規程
平成27年8月14日
人委達第2号
横浜市人事委員会行政文書取扱規程をここに公布する。
横浜市人事委員会行政文書取扱規程
横浜市人事委員会行政文書取扱規程(平成12年3月横浜市人事委員会達第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、横浜市人事委員会における行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織について必要な事項を定めるものとする。
(1) 行政文書 横浜市人事委員会事務局(以下「事務局」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、事務局の職員が組織的に用いるものとして、事務局が保有しているものをいう。
(2) 文書管理者 横浜市人事委員会行政文書管理規則(平成12年3月横浜市人事委員会規則第5号。以下「行政文書管理規則」という。)第5条第1項の規定により事務局に置かれる文書管理者をいう。
(3) 文書主任 行政文書管理規則第5条第1項の規定により課に置かれる文書主任をいう。
(4) 文書管理システム 横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。
(5) 電子決裁 電子的な方式により行政文書を回議し、及び決裁を得、又は行政文書を供覧することをいう。
(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書管理者の職務)
第3条 文書管理者は、事務局における文書事務を管理し、並びに文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書主任に対し必要な指示をすることができる。
2 文書管理者は、事務局における文書事務の実態について調査し、及び文書主任に対し必要な報告を求めることができる。
3 文書管理者は、文書管理システムの事務局の管理者として、事務局における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。
(課の長の職務)
第4条 課の長は、当該課における文書事務を管理し、並びに文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書主任に対し必要な指示をすることができる。
2 課の長は、文書管理システムの課の管理者として、当該課における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。
(文書主任の職務)
第5条 文書主任は、課の長の命を受け、当該課における次に掲げる文書事務を管理する。
(1) 行政文書の収受及び発送に関すること。
(2) 行政文書の処理の促進に関すること。
(3) 決裁文書の審査に関すること。
(4) 行政文書の整理、ファイリング、保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(6) 文書管理システムの利用の促進及び適正な運用に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要な事項
(文書担当課における到達した行政文書の取扱い)
第6条 文書担当課において収受し、又は交付を受けた行政文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 開封しないと主管課が分からないものは開封し、それ以外のものはそのまま主管課に交付すること。
(2) 書留扱いの郵便物その他これらに類する行政文書(以下「書留郵便物等」という。)を収受した場合には、当該書留郵便物等に文書受付印(第1号様式)を押すこと。
(3) 書留郵便物等にあっては、書留郵便物等収受・交付簿(第2号様式)に必要事項を記入し(総務局行政イノベーション推進室行政マネジメント課(以下「行政マネジメント課」という。)から交付を受けた場合にあっては、当該書留郵便物等に添付された書留郵便物等収受・交付票1部に必要事項を記入し)、当該課の職員に受領を確認するための署名又は押印をさせた後、交付すること。
(4) 主管課が2にわたる行政文書は、その関係の最も多い主管課に交付すること。
(課における収受し、又は交付を受けた行政文書の取扱い)
第7条 課において行政文書を収受し、又は交付を受けたときは、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると事務局の文書担当課の長(以下「文書担当課長」という。)が認めた行政文書並びに決裁(横浜市人事委員会委員長及び事務局長等の専決に関する規程(平成28年3月人事委員会達第1号)その他事案処理の意思決定に関する規程(以下「事務決裁規程等」という。)に定めるところにより、事案について最終的に意思を決定することをいう。以下同じ。)及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)にあっては、この限りでない。
2 課において書留郵便物等を収受した場合は、前項に定めるもののほか、当該書留郵便物等に文書受付印を押し、書留郵便物等収受・交付簿に必要事項を記入しなければならない。
3 課の長は、受信した電磁的記録が当該課で主管するものでないときは、これを他の主管課へ転送しなければならない。
(起案の方法)
第8条 決裁を要する事案は、システム外文書を除くほか、文書管理システムに登録し、及び電子決裁の方法による起案文書を作成しなければならない。ただし、その全部を電磁的記録として扱うことが困難であると認められるときは、紙添付文書表紙(第3号様式)に当該起案文書の一部を添付する方法により作成することができる。
3 前2項の規定により作成する起案文書にあっては、別に定める行政文書作成の要領に従い、簡潔かつ的確に作成しなければならない。
4 起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。
5 第1項の規定による電子決裁の方法により処理するもののうち、簡易な方法による起案文書の作成(以下「簡易起案」という。)により処理することができる事案は、次に掲げるものとする。
(1) 決裁の区分が課長専決事項で、かつ、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が5年である行政文書に係る事案のうち次に掲げるもの
ア 定例的かつ定型的な事案
イ 規則等で定められている様式により処理する定型的な事案
(2) 決裁の区分が課長専決事項で、かつ、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が3年以下である行政文書に係る事案
6 第1項のシステム外文書のうち決裁を要する事案については、次のいずれかの方法により処理するものとする。
(1) 定例的かつ定型的な事案については、定例決裁簿(第5号様式)により処理する方法
(2) 行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書は、処理印(第6号様式)により処理する方法
(3) 帳票類(規則等において定めた様式に決裁欄が組み込まれているものをいう。以下同じ。)により処理する方法
(4) 総務局行政イノベーション推進室行政マネジメント課長が認める文書管理システム以外の情報処理システムによる電子決裁の方法
8 簡易起案の方法又は定例決裁簿により定例的かつ定型的な事案を処理しようとするときは、あらかじめ、その処理開始について当該事案の決裁権者の決裁を得なければならない。
(供覧の方法)
第9条 次に定める行政文書は、文書管理システムに登録し、電子決裁の方法による供覧文書を作成し、及び事務決裁規程等の規定に準じて供覧しなければならない。
(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要がある行政文書
(2) 上司の指揮を受けて処理する必要がある行政文書
(3) その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある行政文書
2 前項の規定により供覧する場合は、必要に応じ、当該行政文書の要旨、問題点等を記載するものとする。
4 供覧文書で、他の局区(横浜市事務分掌条例(昭和26年10月横浜市条例第44号)第1条に掲げる統括本部及び局、会計室、区役所、消防局、水道局、交通局、医療局病院経営本部、選挙管理委員会事務局、教育委員会事務局、監査事務局並びに議会局をいう。次条において同じ。)、部又は課等に供覧する必要があるもので前項において準用する前条第2項の規定により起案用紙を用いて作成するものは、その写しを送付することをもって、供覧に代えることができる。
5 行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書に係る事案のうち供覧を要するものについては、処理印により処理するものとする。
(回議等の順序等)
第10条 決裁文書の回議又は供覧文書の供覧は、必要最小限の範囲とし、特に主管課にあっては、その長が定める担当者以外の者への回議又は供覧は、避けなければならない。
2 他の局区、部又は課等に関係のある事案に係る決裁文書は、その課に合議するものとする。この場合において、あらかじめ、当該課と協議して、合議を省略し、又は必要最小限とするよう努めなければならない。
3 前項の規定により合議を受けた場合は、遅滞なく、これを処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。
4 決裁文書の回議及び合議は、回議においては起案者から順次上位の職の決裁者まで、合議においては合議先の下位の職の者から順次上位の職の者までの順序により行うものとする。
5 電子決裁の方法による決裁文書の合議において他の2以上の局区、部又は課等の合議を要する場合においては、同時に、他の2以上の局区、部又は課等の合議を行うことができる。
6 前2項の規定は、供覧文書について準用する。
7 前3項の規定にかかわらず、決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)のうち電子決裁の方法により処理するものに係る次に掲げる時点以降の合議又は供覧については、その全部又は一部を一斉に行う処理により行うことができる。
(1) 他の局区、部又は課等に合議する決裁文書にあっては、主管の局区、部又は課等の長の承認を終えた時点
(2) 供覧文書にあっては、供覧を開始した時点
(文書主任への経由)
第11条 決裁文書は、文書主任を経由しなければならない。ただし、簡易起案の方法及び第8条第6項各号に掲げる方法により処理する場合にあっては、この限りでない。
(決裁文書等の承認等)
第12条 決裁文書を承認し、又は供覧文書を確認した者は、電子決裁の方法による決裁文書等にあっては承認又は確認の意思を登録し、起案用紙、定例決裁簿、処理印又は帳票類(以下「起案用紙等」という。)を用いた決裁文書等にあっては所定の欄に認印を押し、又は署名をしなければならない。
(人事委員会議案の合議)
第13条 人事委員会議案に係る決裁文書は、文書担当課に合議しなければならない。
2 例規となるべき文書及び法規の解釈に関する文書は、文書担当課に合議しなければならない。
(代決による処理)
第14条 決裁をする権利を有する者(以下「決裁権者」という。)又はその補助者が不在のため、事務決裁規程等に定めるところにより代決しようとするときは、電子決裁の方法による決裁文書にあっては代決に必要な処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては「代」の表示をした上、代決した者が認印し、又は署名しなければならない。
2 前項の規定により代決した者は、遅滞なく、その事項を当該不在であった者に報告し、及びその確認を求めなければならない。
(後閲による処理)
第15条 決裁権者の補助者が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、主管の上席者の承認を得て、電子決裁の方法による決裁文書にあっては当該不在である者について必要な処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては当該不在である者について「後閲」の表示をし、決裁権者の決裁を求めることができる。この場合において、起案者は、遅滞なく、不在であった者に報告し、及びその確認又はその認印若しくは署名を求めなければならない。
2 前項の規定は、供覧文書について準用する。
(決裁文書の変更等)
第16条 決裁文書の趣旨若しくは内容を変更し、又は廃案にした場合は、起案者は、その旨を既に回議又は合議を終えた決裁権者又はその補助者に報告しなければならない。
(文書の持回り)
第17条 起案用紙等を用いた決裁文書等(第8条第1項ただし書の規定による紙添付文書表紙に当該起案文書の一部を添付したものを含む。次項において「持回り対象決裁文書等」という。)のうち特に慎重な取扱いを要するものは、主管課の長が持ち回らなければならない。この場合において、決裁権者若しくはその補助者又は供覧を受けるべき者が不在のときは、当該決裁文書等をいったん持ち帰り、当該不在者の席に留め置いてはならない。
2 持回り対象決裁文書等のうち緊急な処理を要するものは、担当者又はその上司が持ち回るものとする。
(決裁後又は供覧後の処理)
第18条 文書管理システムに登録した決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該決裁文書等の内容を確認し、文書管理システムに決裁済み又は供覧済みの登録をしなければならない。
2 起案用紙、定例決裁簿及び処理印を用いた決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該決裁文書等に決裁済み又は供覧済みとなった日を記入しなければならない。
(文書管理システムに登録した情報の送付)
第19条 文書担当課長は、前条第1項の規定により登録した決裁文書等に係る情報を、速やかに、市民局市民情報室市民情報課長に送付しなければならない。
(発送文書の記号、文書番号等)
第20条 発送する行政文書(以下「発送文書」という。)には、記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。ただし、指令文書(横浜市人事委員会公示令達規則(昭和36年4月横浜市人事委員会規則第9号。以下「公示令達規則」という。)第2条第2号の指令に係る行政文書をいう。以下同じ。)以外の行政文書で、次の各号に掲げるものにあっては、記号及び文書番号を付けないことができる。
(1) 軽易なもの
(2) 相手方が定める様式により発送するもの
(3) 国等が示す要件を満たすシステムを用いて発送する電磁的記録で、記号及び文書番号に代わる管理がなされていると課の長が認めたもの
2 発送文書の記号及び文書番号又は指令番号の付け方は、次のとおりとする。
(1) 指令文書以外の発送文書にあっては、事務局長が定める局及び課の頭文字、文書番号の順で記載すること。
3 文書番号又は指令番号は、文書管理システムで管理する番号を使用しなければならない。ただし、システム外文書で文書番号又は指令番号を付ける必要があるものについては、文書管理システムで管理する番号と重複しない番号を付けなければならない。
4 2以上の局区、部又は課等の共管に属する発送文書には、文書管理システムに登録した主管課に係る第2項の規定に係る記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。
5 1件の決裁文書に基づく異なる内容の発送文書には、それぞれ枝番号を付した文書番号を付けることができる。
(施行文書の照合)
第21条 決裁文書に基づき施行する行政文書は、決裁文書との照合を確実に行わなければならない。
(公印及び電子署名)
第22条 事務局長が指定する行政文書には、公印を押印し、又は電子署名を行わなければならない。
2 前項に定めるもののほか、公印の押印については、横浜市人事委員会公印規則(平成2年3月横浜市人事委員会規則第3号)の定めるところによる。
3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、事務局長が定める。
(行政文書の発送)
第23条 行政文書の発送は、次に定める方法によるものとする。
(1) 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便を利用した方法
(2) 貨物運送を利用した方法
(3) 通信回線を利用した方法
(4) 文書集配所を利用した文書交換による方法
(5) 手渡しによる方法
2 行政文書の発送は、課において行うものとする。
(行政文書の保管)
第24条 課の長は、行政文書で事案処理の終了していないものをその処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。
2 課の長は、事案処理の終了した行政文書を行政文書管理規則第11条に定めるところにより整理し、ファイリングする等した上で確実に保管しておかなければならない。
(書庫の管理)
第25条 書庫は、常に整理整とんしておかなければならない。
2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。
(行政文書の閲覧等)
第26条 課の長は、その保管する行政文書について、他の課の長の請求があったときは、これを閲覧に供し、又は期間を定めて貸し出すことができる。
2 前項の規定にかかわらず、課の長は、事案処理の終了した文書管理システムの電子決裁の方法による決裁文書等(簡易起案の方法によるものを除く。)のうち特に必要があると認めるものについては、常時他の課の長の閲覧に供することができる。
(文書整理週間)
第27条 事務局長は、行政文書の整理及び不用な行政文書の廃棄を促進するため、文書整理週間を設けるものとする。
(マスターフィルムの認証方法)
第28条 マスターフィルム(行政文書管理規則第15条第3項に規定するマイクロフィルムをいう。)の内容が撮影された行政文書と相違ないことについての同条第2項の規定による文書担当課長の認証は、マスターフィルム認証書(第8号様式)に記名し、及び押印することにより行うものとする。
(施行細目等)
第29条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、事務局長が別に定めるものとし、この規程に定めのない事項については、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)の例による。
附則
(施行期日)
1 この達は、平成27年8月14日から施行する。
(経過措置)
2 この達の施行の際現にこの達による改正前の横浜市人事委員会行政文書取扱規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成28年3月人委達第1号) 抄
(施行期日)
1 この達は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月人委達第3号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月人委達第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月人委達第1号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年6月人委達第3号)
この達は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月人委達第4号)
この達は、令和5年4月1日から施行する。
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