2　文書管理者は、局における文書事務の実態について調査し、及び文書主任に対し必要な報告を求めることができる。

3　文書管理者は、文書管理システムの局の管理者として、局における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。

2　課等の長は、文書管理システムの課等の管理者として、当該課等における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。

2　前項の規定は、部に相当する事務所・事業所(課等である事務所・事業所を除く。)において行政文書を収受した場合に準用する。この場合における必要な読替えは、これらの事務所・事業所を総務課とみなして、適用する。

2　課等において書留郵便物等を収受した場合は、前項に定めるもののほか、当該書留郵便物等に文書受付印を押し、書留郵便物等収受・交付簿に必要事項を記入しなければならない。

3　課等の長は、電磁的記録が当該課等で主管するものでないときは、これを他の主管の課等へ転送しなければならない。

2　前項の規定による電子決裁の方法により難いものについては、起案用紙(第4号様式)を用いて起案文書を作成することができる。

3　前2項の規定により作成する起案文書にあっては、別に定める行政文書作成の要領に従い、簡潔かつ的確に作成しなければならない。

4　起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。

5　第1項の規定による電子決裁の方法により処理するもののうち、簡易な方法による起案文書の作成(以下「簡易起案」という。)により処理することができる事案は、次に掲げるものとする。

6　第1項のシステム外文書のうち決裁を要する事案については、次のいずれかの方法により処理するものとする。

7　前項第4号に規定する方法により処理する場合は、第1項ただし書の規定を準用する。

8　簡易起案の方法又は定例決裁簿により定例的かつ定型的な事案を処理しようとするときは、あらかじめ、その処理開始について当該事案の決裁権者の決裁を得なければならない。

2　前項の規定により供覧する場合は、必要に応じ、当該行政文書の要旨、問題点等を記載するものとする。

3　第1項の規定による供覧文書の作成については、同項に定めるもののほか、前条第1項から第3項までの規定を準用する。

4　供覧文書で、他の局区(横浜市事務分掌条例(昭和26年10月横浜市条例第44号)第1条に掲げる統括本部及び局、会計室、区役所、消防局、水道局、交通局、医療局病院経営本部、選挙管理委員会事務局、人事委員会事務局、監査事務局並びに議会局をいう。次条において同じ。)、部又は課等に供覧する必要があるもので前項において準用する前条第2項の規定により起案用紙を用いて作成するものは、その写しを送付することをもって、供覧に代えることができる。

5　行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書に係る事案のうち供覧を要するものについては、処理印により処理するものとする。

2　他の局区、部又は課等に関係のある事案に係る決裁文書は、その局区、部又は課等に合議するものとする。この場合において、あらかじめ、当該局区、部又は課等と協議して、合議を省略し、又は必要最小限とするよう努めなければならない。

3　前項の規定により合議を受けた場合は、遅滞なく、これを処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を主管の課等に通知しなければならない。

4　決裁文書の回議及び合議は、回議においては起案者から順次上位の職の決裁者まで、合議においては合議先の下位の職の者から順次上位の職の者までの順序により行うものとする。

5　電子決裁の方法による決裁文書の合議において他の2以上の局区、部又は課等の合議を要する場合においては、同時に、他の2以上の局区、部又は課等の合議を行うことができる。

6　前2項の規定は、供覧文書について準用する。

7　前3項の規定にかかわらず、決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)のうち電子決裁の方法により処理するものに係る次に掲げる時点以降の合議又は供覧については、その全部又は一部を一斉に行う処理により行うことができる。

2　前項の規定により代決した者は、遅滞なく、その事項を当該不在であった者に報告し、及びその確認を求めなければならない。

2　前項の規定は、供覧文書について準用する。

2　持回り対象決裁文書等のうち緊急な処理を要するものは、担当者又はその上司が持ち回るものとする。

2　起案用紙、定例決裁簿及び処理印を用いた決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該決裁文書等に決裁済み又は供覧済みとなった日を記入しなければならない。

2　発送文書の記号及び文書番号又は指令番号の付け方は、次のとおりとする。

3　文書番号又は指令番号は、文書管理システムで管理する番号を使用しなければならない。ただし、システム外文書で文書番号又は指令番号を付ける必要があるものについては、文書管理システムで管理する番号と重複しない番号を付けなければならない。

4　2以上の局区(横浜市事務分掌条例第1条に掲げる統括本部及び局、会計室、区役所、消防局、水道局、交通局、医療局病院経営本部、教育委員会事務局、選挙管理委員会事務局、人事委員会事務局、監査事務局並びに議会局をいう。)、部又は課等の共管に属する発送文書には、文書管理システムに登録した主管の課等に係る第2項の規定による記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。

5　1件の決裁文書に基づく異なる内容の発送文書には、それぞれ枝番号を付した文書番号を付けることができる。

2　前項に定めるもののほか、公印の押印については、横浜市教育委員会公印規則(平成7年3月横浜市教育委員会規則第11号)の定めるところによる。

3　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、教育長が定める。

2　行政文書の発送は、課等において行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず、課等の長から依頼があった場合で、総務課長が必要と認めたときは、文書主任がその内容を確認した郵送伝票(第7号様式)を発送しようとする行政文書に添付し、行政マネジメント課に郵便による発送を依頼する方法により行うことができる。

2　課等の長は、事案処理の終了した行政文書を行政文書管理規則第11条に定めるところにより整理し、ファイリングする等した上で確実に保管しておかなければならない。

2　書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、課等の長は、事案処理の終了した文書管理システムの電子決裁の方法による決裁文書等(簡易起案の方法によるものを除く。)のうち特に必要があると認めるものについては、常時他の課等の長の閲覧に供することができる。

(施行期日)

1　この達は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の横浜市教育委員会行政文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定は、この達の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

3　施行日において文書管理システムの利用に必要な法制課長が管理するサーバーに接続されていない課等において、施行日から当該サーバーに接続される日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る改正前の横浜市教育委員会行政文書取扱規程(以下「旧規程」という。)に定める次の各号に掲げる事項については、附則第2項の規定にかかわらず、当該各号に掲げる旧規程の規定は、なおその効力を有する。

4　附則第2項の規定により旧規程第24条の規定を適用して作成された文書引継・保存目録のうち平成17年4月1日以後に事案処理の終了した行政文書に係るものを提出する場合にあっては、同条中「翌年度」とあるのは、「平成17年度」として同条の規定を適用する。

5　この達の施行の際現に旧規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

6　附則第2項から前項までに定めるもののほか、この達の施行に関し必要な経過措置は、総務課長が定める。

この達は、公布の日から施行する。

この達は、平成18年4月1日から施行する。

この達は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この達は、平成19年11月1日から施行する。

(経過措置)

2　この達の施行の際現にこの達による改正前の横浜市教育委員会行政文書取扱規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

(施行期日)

1　この達は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この達の施行の際現に決裁処理の過程にある事案については、なお従前の例による。

この達は、平成21年3月1日から施行する。

(施行期日)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この達は、平成27年4月1日から施行する。

この達は、令和3年4月1日から施行する。

この達は、令和4年4月1日から施行する。

この達は、公布の日から施行する。

この達は、令和5年4月1日から施行する。