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○横浜市行政文書取扱規程

平成17年3月1日

達第1号

庁中一般

横浜市行政文書取扱規程を次のように定める。

横浜市行政文書取扱規程

横浜市行政文書取扱規程(平成12年3月達第8号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 行政文書 局区の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該局区の職員が組織的に用いるものとして、当該局区が保有しているものをいう。

(2) 局区 横浜市事務分掌条例(昭和26年10月横浜市条例第44号)第1条に規定する統括本部及び局、会計室、消防局並びに区役所をいう。

(3) 課等 課若しくはこれに準ずる室等若しくはこれらに相当する事務所・事業所又は室若しくは部若しくはこれに準ずる室等若しくはこれらに相当する事務所・事業所(以下「部」という。)のうち課若しくはこれに準ずる室等の組織を有しないもので、局区の長が定めるものをいう。

(5) 文書主任 行政文書管理規則第5条第2項の規定により課等に置かれる文書主任をいう。

(6) 文書管理システム 行政文書管理規則第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。

(7) 電子決裁 電子的な方式により行政文書を回議し、及び決裁を得、又は行政文書を供覧することをいう。

(8) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(行政マネジメント課長の職務)

第3条 総務局行政イノベーション推進室行政イノベーション推進部行政マネジメント課長(以下「行政マネジメント課長」という。)は、文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書事務に関する基準を定め、並びに文書管理者及び文書主任に対し必要な指導及び助言をすることができる。

2 行政マネジメント課長は、本市の文書事務の実態について調査し、並びに文書管理者及び文書主任に対し必要な報告を求めることができる。

3 行政マネジメント課長は、文書管理システムの統括管理者として、文書管理システムの安定的な運用、適正な管理及び安全確保に努めなければならない。

(文書管理者の職務)

第4条 文書管理者は、当該局区における文書事務を管理し、並びに文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書主任に対し必要な指示をすることができる。

2 文書管理者は、当該局区における文書事務の実態について調査し、及び文書主任に対し必要な報告を求めることができる。

3 文書管理者は、文書管理システムの局区の管理者として、当該局区における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。

(課等の長の職務)

第5条 課等の長は、当該課等における文書事務を管理し、並びに文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書主任に対し必要な指示をすることができる。

2 課等の長は、文書管理システムの課等の管理者として、当該課等における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。

(文書主任の職務)

第6条 文書主任は、課等の長の命を受け、当該課等における次に掲げる文書事務を管理する。

(1) 行政文書の収受及び発送に関すること。

(2) 行政文書の処理の促進に関すること。

(3) 決裁文書の審査に関すること。

(4) 行政文書の整理、ファイリング、保管、保存及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(6) 文書管理システムの利用の促進及び適正な運用に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要な事項

(文書管理者会議)

第7条 行政マネジメント課長は、必要があると認めるときは、文書管理者会議を招集することができる。

(帳簿等)

第8条 行政文書の取扱いに要する帳簿及び帳票は、次のとおりとする。

(1) 総務局行政イノベーション推進室行政イノベーション推進部行政マネジメント課(以下「行政マネジメント課」という。)に備えるもの

書留郵便物等収受・交付票(第1号様式)

(2) 課等に備えるもの

書留郵便物等収受・交付簿(第2号様式)

(行政マネジメント課等における到達した行政文書の取扱い)

第9条 行政マネジメント課において収受した行政文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 開封しないと主管の局区が分からないものは開封し、それ以外のものはそのまま主管の局区に交付すること。

(2) 書留扱いの郵便物その他これらに類する行政文書(以下「書留郵便物等」という。)には、当該書留郵便物等に文書受付印(第3号様式)を押すこと。

(3) 書留郵便物等にあっては、書留郵便物等収受・交付票を局区ごとに2部作成し、当該局区の文書担当課の職員に受領を確認するための署名又は押印をさせた後、交付すること。

(4) 主管の局区が2以上にわたる行政文書は、その関係の最も多い主管の局区に交付すること。

2 前項の規定は、局区において行政文書を収受し、又は交付を受けた場合に準用する。この場合において、次の表の左欄に掲げる字句は、同表右欄に掲げる字句にそれぞれ読み替えるものとする。

行政マネジメント課

文書担当課

収受した行政文書

収受し、又は交付を受けた行政文書

主管の局区

主管の課等

(以下「書留郵便物等」という。)には

(以下「書留郵便物等」という。)を収受した場合には

書留郵便物等収受・交付票を局区ごとに2部作成し

書留郵便物等収受・交付簿に必要事項を記入し(行政マネジメント課から交付を受けた場合にあっては、当該書留郵便物等に添付された書留郵便物等収受・交付票1部に必要事項を記入し)

局区の文書担当課の職員

課等の職員

(局区又は部に相当する事務所・事業所における到達した行政文書の取扱い)

第10条 前条第1項の規定は、局区又は部に相当する事務所・事業所(課等である事務所・事業所を除く。)において行政文書を収受した場合に準用する。この場合における必要な読替えは、これらの事務所・事業所を局区とみなして、同条第2項後段の規定を適用する。

(課等における収受し、又は交付を受けた行政文書の取扱い)

第11条 課等において行政文書を収受し、又は交付を受けたときは、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると行政マネジメント課長が認めた行政文書並びに決裁(横浜市事務決裁規程(昭和47年8月達第29号)その他事案処理の意思決定に関する規程(以下「事務決裁規程等」という。)に定めるところにより、事案について最終的に意思を決定することをいう。以下同じ。)及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)にあっては、この限りでない。

2 課等において書留郵便物等を収受した場合は、前項に定めるもののほか、当該書留郵便物等に文書受付印を押し、書留郵便物等収受・交付簿に必要事項を記入しなければならない。

3 課等の長は、受信した電磁的記録が当該課等で主管するものでないときは、これを他の主管の課等へ転送しなければならない。

(起案の方法)

第12条 決裁を要する事案は、システム外文書を除くほか、文書管理システムに登録し、及び電子決裁の方法による起案文書を作成しなければならない。ただし、その全部を電磁的記録として扱うことが困難であると認められるときは、紙添付文書表紙(第4号様式)に当該起案文書の一部を添付する方法により作成することができる。

2 前項の規定による電子決裁の方法により難いものについては、起案用紙(第5号様式)を用いて起案文書を作成することができる。

3 前2項の規定により作成する起案文書にあっては、別に定める行政文書作成の要領に従い、簡潔かつ的確に作成しなければならない。

4 市会議案に係る起案文書を作成したときは、遅滞なく、その議案部分の写しを、総務局総務部総務課及び法制課にそれぞれ送付しなければならない。

5 起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。

6 第1項の規定による電子決裁の方法により処理するもののうち、簡易な方法による起案文書の作成(以下「簡易起案」という。)により処理することができる事案は、次に掲げるものとする。

(1) 決裁の区分が課長専決事項で、かつ、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が5年である行政文書に係る事案のうち次に掲げるもの

 定例的かつ定型的な事案

 規則等で定められている様式により処理する定型的な事案

(2) 決裁の区分が課長専決事項で、かつ、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が3年以下である行政文書に係る事案

7 第1項のシステム外文書のうち決裁を要する事案については、次のいずれかの方法により処理するものとする。

(1) 定例的かつ定型的な事案については、定例決裁簿(第6号様式)により処理する方法

(2) 行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書は、処理印(第7号様式)により処理する方法

(3) 帳票類(規則等において定めた様式に決裁欄が組み込まれているものをいう。以下同じ。)により処理する方法

(4) 行政マネジメント課長が認める文書管理システム以外の情報処理システムによる電子決裁の方法

8 前項第4号に規定する方法により処理する場合は、第1項ただし書の規定を準用する。

9 簡易起案の方法又は定例決裁簿により定例的かつ定型的な事案を処理しようとするときは、あらかじめ、その処理開始について当該事案の決裁権者の決裁を得なければならない。

(供覧の方法)

第13条 次に定める行政文書は、文書管理システムに登録し、電子決裁の方法による供覧文書を作成し、及び事務決裁規程等の規定に準じて供覧しなければならない。

(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要がある行政文書

(2) 上司の指揮を受けて処理する必要がある行政文書

(3) その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある行政文書

2 前項の規定により供覧する場合は、必要に応じ、当該行政文書の要旨、問題点等を記載するものとする。

3 第1項の規定による供覧文書の作成については、同項に定めるもののほか、前条第1項から第3項までの規定を準用する。

4 供覧文書で、他の局区、部又は課等に供覧する必要があるもので前項において準用する前条第2項の規定により起案用紙を用いて作成するものは、その写しを送付することをもって、供覧に代えることができる。

5 行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書に係る事案のうち供覧を要するものについては、処理印により処理するものとする。

(回議等の順序等)

第14条 決裁文書の回議又は供覧文書の供覧は、必要最小限の範囲とし、特に主管の課等にあっては、その長が定める担当者以外の者への回議又は供覧は、避けなければならない。

2 他の局区、部又は課等に関係のある事案に係る決裁文書は、その局区、部又は課等に合議するものとする。この場合において、あらかじめ、当該局区、部又は課等と協議して、合議を省略し、又は必要最小限とするよう努めなければならない。

3 前項の規定により合議を受けた場合は、遅滞なく、これを処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を主管の課等に通知しなければならない。

4 決裁文書の回議及び合議は、回議においては起案者から順次上位の職の決裁者まで、合議においては合議先の下位の職の者から順次上位の職の者までの順序により行うものとする。

5 電子決裁の方法による決裁文書の合議において他の2以上の局区、部又は課等の合議を要する場合においては、同時に、他の2以上の局区、部又は課等の合議を行うことができる。

6 前2項の規定は、供覧文書について準用する。

7 前3項の規定にかかわらず、決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)のうち電子決裁の方法により処理するものに係る次に掲げる時点以降の合議又は供覧については、その全部又は一部を一斉に行う処理により行うことができる。

(1) 他の局区、部又は課等に合議する決裁文書にあっては、主管の局区、部又は課等の長の承認を終えた時点

(2) 供覧文書にあっては、供覧を開始した時点

(文書主任への経由)

第15条 決裁文書は、文書主任を経由しなければならない。ただし、簡易起案の方法及び第12条第7項各号に掲げる方法により処理する場合にあっては、この限りでない。

(決裁文書等の承認等)

第16条 決裁文書を承認し、又は供覧文書を確認した者は、電子決裁の方法による決裁文書等にあっては承認又は確認の意思を登録し、起案用紙、定例決裁簿、処理印又は帳票類(以下「起案用紙等」という。)を用いた決裁文書等にあっては所定の欄に認印を押し、又は署名をしなければならない。

(市会議案等の合議)

第17条 市会議案に係る決裁文書は、総務局総務部総務課及び法制課に合議しなければならない。

2 横浜市公示令達規則(昭和36年4月横浜市規則第18号。以下「公示令達規則」という。)第2条第1号イの規則及び同条第2号アの達(横浜市消防本部及び消防署の設置等に関する条例(昭和38年10月横浜市条例第34号)第2条第2項の消防局の達を除く。)のうち市長決裁を要するものの制定又は改廃に係る決裁文書並びに控訴の提起その他の争訟に係る方針の決定等に係る重要な決裁文書は、法制課に合議しなければならない。

(代決による処理)

第18条 決裁をする権利を有する者(以下「決裁権者」という。)又はその補助者が不在のため、事務決裁規程等に定めるところにより代決しようとするときは、電子決裁の方法による決裁文書にあっては代決に必要な処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては「代」の表示をした上、代決した者が認印し、又は署名しなければならない。

2 前項の規定により代決した者は、遅滞なく、その事項を当該不在であった者に報告し、及びその確認を求めなければならない。

(後閲による処理)

第19条 決裁権者の補助者が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、主管の上席者の承認を得て、電子決裁の方法による決裁文書にあっては当該不在である者について必要な処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては当該不在である者について「後閲」の表示をし、決裁権者の決裁を求めることができる。この場合において、起案者は、遅滞なく、不在であった者に報告し、及びその確認又はその認印若しくは署名を求めなければならない。

2 前項の規定は、供覧文書について準用する。

(決裁文書の変更等)

第20条 決裁文書の趣旨若しくは内容を変更し、又は廃案にした場合は、起案者は、その旨を既に回議又は合議を終えた決裁権者又はその補助者に報告しなければならない。

(文書の持回り)

第21条 起案用紙等を用いた決裁文書等(第12条第1項ただし書の規定による紙添付文書表紙に当該起案文書の一部を添付したものを含む。次項において「持回り対象決裁文書等」という。)のうち特に慎重な取扱いを要するものは、主管の課等の長が持ち回らなければならない。この場合において、決裁権者若しくはその補助者又は供覧を受けるべき者が不在のときは、当該決裁文書等をいったん持ち帰り、当該不在者の席に留め置いてはならない。

2 持回り対象決裁文書等のうち緊急な処理を要するものは、担当者又はその上司が持ち回るものとする。

(決裁後又は供覧後の処理)

第22条 文書管理システムに登録した決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該決裁文書等の内容を確認し、文書管理システムに決裁済み又は供覧済みの登録をしなければならない。

2 起案用紙、定例決裁簿及び処理印を用いた決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該決裁文書等に決裁済み又は供覧済みとなった日を記入しなければならない。

(文書管理システムに登録した情報の送付)

第23条 行政マネジメント課長は、前条第1項の規定により登録した決裁文書等に係る情報を、速やかに、市民局市民情報室市民情報課長に送付しなければならない。

(発送文書の記号、文書番号等)

第24条 発送する行政文書(以下「発送文書」という。)には、記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。ただし、指令文書(公示令達規則第2条第2号イの指令に係る行政文書をいう。以下同じ。)以外の行政文書で軽易なものにあっては、この限りでない。

2 発送文書の記号及び文書番号又は指令番号の付け方は、次のとおりとする。

(1) 指令文書以外の発送文書にあっては、局区の長が定める局区及び課等の頭文字、文書番号の順で記載すること。

(2) 指令文書にあっては、公示令達規則に定めるもののほか、「横浜市」の文字、前号に定める局区及び課等の頭文字、「指令」の文字、指令番号の順で記載すること。

3 文書番号又は指令番号は、文書管理システムで管理する番号を使用しなければならない。ただし、システム外文書で文書番号又は指令番号を付ける必要があるものについては、文書管理システムで管理する番号と重複しない番号を付けなければならない。

4 2以上の局区、部又は課等の共管に属する発送文書には、文書管理システムに登録した主管の課等に係る第2項の規定に係る記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。

(施行文書の照合)

第25条 決裁文書に基づき施行する行政文書は、決裁文書との照合を確実に行わなければならない。

(公印及び電子署名)

第26条 総務局長が指定する行政文書には、公印を押印し、又は電子署名を行わなければならない。

2 前項に定めるもののほか、公印の押印については、横浜市公印規則(昭和36年8月横浜市規則第50号)の定めるところによる。

3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務局長が定める。

(行政文書の発送)

第27条 行政文書の発送は、次に定める方法によるものとする。

(1) 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便を利用した方法

(2) 貨物運送を利用した方法

(3) 通信回線を利用した方法

(4) 文書集配所を利用した文書交換による方法

(5) 手渡しによる方法

2 行政文書の発送は、課等において行うものとする。

3 前項の規定にかかわらず、課等の長から依頼があった場合で、行政マネジメント課長又は文書管理者が必要と認めたときは、文書主任がその内容を確認した郵送伝票(第8号様式)を発送しようとする行政文書に添付し、行政マネジメント課又は文書担当課に郵便による発送を依頼する方法により行うことができる。

(行政文書の保管)

第28条 課等の長は、行政文書で事案処理の終了していないものをその処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。

2 課等の長は、事案処理の終了した行政文書を行政文書管理規則第11条に定めるところにより整理し、ファイリングする等した上で確実に保管しておかなければならない。

(書庫の管理)

第29条 書庫は、常に整理整とんしておかなければならない。

2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

(行政文書の閲覧等)

第30条 課等の長は、その保管する行政文書について、他の課等の長の請求があったときは、これを閲覧に供し、又は期間を定めて貸し出すことができる。

2 前項の規定にかかわらず、課等の長は、事案処理の終了した文書管理システムの電子決裁の方法による決裁文書等(簡易起案の方法によるものを除く。)のうち特に必要があると認めるものについては、常時他の課等の長の閲覧に供することができる。

(文書整理週間)

第31条 総務局長は、行政文書の整理及び不用な行政文書の廃棄を促進するため、文書整理週間を設けるものとする。

(マスターフィルムの認証方法)

第32条 マスターフィルム(行政文書管理規則第15条第3項に規定するマイクロフィルムをいう。)の内容が撮影された行政文書と相違ないことについての同条第2項の規定による行政マネジメント課長の認証は、マスターフィルム認証書(第9号様式)に記名し、及び押印することにより行うものとする。

(委任)

第33条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、総務局長が定める。

附 則 抄

(施行期日)

1 この達は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の横浜市行政文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定は、この達の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

3 前項の規定にかかわらず、施行日から平成17年3月31日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る改正前の横浜市行政文書取扱規程(以下「旧規程」という。)に定める次の各号に掲げる事項については、当該各号に掲げる旧規程の規定は、なおその効力を有する。

(1) 保存用目録の提出 第27条

(2) 引継文書の審査等 第28条

(3) 保存文書の貸出し等 第30条

(4) マスターフィルムの取扱い 第32条から第36条まで

(5) 電磁的記録の管理の基準 第37条

4 施行日において文書管理システムの利用に必要な法制課長が管理するサーバーに接続されていない課等において、施行日から当該サーバーに接続される日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る旧規程に定める次の各号に掲げる事項については、附則第2項の規定にかかわらず、当該各号に掲げる旧規程の規定は、なおその効力を有する。

(1) 文書主任の職務 第5条

(2) 文書件名簿 第7条第3号

(3) 課等における到達文書の取扱い 第10条

(4) 起案の方法 第11条

(5) 供覧の方法 第12条

(6) 文書の処理 第13条

(7) 代決による処理 第16条

(8) 後閲による処理 第17条

(9) 決裁文書等の認印等 第19条

(10) 文書の持回り 第20条

(11) 文書の記録 第21条

(12) 発送文書の記号、文書番号等 第22条

(13) 文書の保管 第26条

5 附則第2項及び第3項の規定により旧規程第27条の規定を適用して作成された文書引継・保存目録のうち平成17年4月1日以後に事案処理の終了した行政文書に係るものを提出する場合にあっては、同条中「翌年度」とあるのは、「平成17年度」として同条の規定を適用する。

6 この達の施行の際現に旧規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

7 附則第2項から前項までに定めるもののほか、この達の施行に関し必要な経過措置は、法制課長が定める。

附 則(平成17年3月達第12号)

この達は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年8月達第33号)

この達は、公布の日から施行する。

附 則(平成18年3月達第20号)

(施行期日)

1 この達は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この達の施行の際現にこの達による改正前の横浜市行政文書取扱規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

附 則(平成19年3月達第16号)

この達は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月達第41号)

(施行期日)

1 この達は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この達の施行の際現にこの達による改正前の横浜市行政文書取扱規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

附 則(平成19年10月達第43号)

この達は、平成19年11月1日から施行する。

附 則(平成20年3月達第5号)

この達は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年2月達第1号)

この達は、平成21年3月1日から施行する。

附 則(平成22年3月達第5号)

(施行期日)

1 この達は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この達の施行の際現に第4条の規定による改正前の横浜市行政文書取扱規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

附 則(平成23年4月達第29号)

この達は、平成23年5月1日から施行する。

附 則(平成23年4月達第31号)

この達は、平成23年5月1日から施行する。

附 則(平成27年3月達第10号)

この達は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月達第16号)

この達は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(令和3年3月達第5号)

この達は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和4年3月達第5号)

この達は、令和4年4月1日から施行する。

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-2022.04.01作成-2022.04.01内容現在
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担当が不明な場合及び例規の情報提供についてのお問合せ先:
総務局総務部法制課TEL 045-671-2093 E-mail housei@city.yokohama.jp
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横浜市行政文書取扱規程

平成17年3月1日 達第1号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第1編 総則、議会、執行機関/第1類 則/第4章
沿革情報
平成17年3月1日 達第1号
平成17年3月31日 達第12号
平成17年8月25日 達第33号
平成18年3月31日 達第20号
平成19年3月30日 達第16号
平成19年9月28日 達第41号
平成19年10月25日 達第43号
平成20年3月25日 達第5号
平成21年2月25日 達第1号
平成22年3月25日 達第5号
平成23年4月25日 達第29号
平成23年4月25日 達第31号
平成27年3月31日 達第10号
平成28年3月31日 達第16号
令和3年3月31日 達第5号
令和4年3月31日 達第5号