このたび、行政文書を適正に管理するため、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)及び横浜市行政文書取扱規程(平成12年3月達第8号)が制定されました。これに伴い、「横浜市公文書作成要領」を「横浜市行政文書作成要領」に改めました。

この要領に基づき、簡潔で分かりやすく見やすい行政文書を作成し、合理的な情報の伝達・保存を進めていくこととします。

以上の趣旨を所属職員に周知徹底し、行政文書のより一層の適正な作成及び管理を図り、事務執行の効率化を推進するよう命により通知します。

横浜市行政文書作成要領

第1　目的

この要領は、本市における行政文書(以下「文書」という。)の作成に必要な基本的事項について定めることを目的とする。

第2　文書作成の基本

文書は、簡潔かつ的確であるとともに、分かりやすく見やすいものとしなければならない。そのため、特に次の点に配慮すること。

1　文書の内容について、結論と理由等を明確にする。

2　文書の構成について、作成の趣旨及び目的を踏まえ、項目、レイアウト等を工夫する。

3　文書中での表現について、一つひとつの文章を短くすること、結論を先に述べること、箇条書に整理すること等に努める。

第3　用紙等の規格及びその用い方

1　用紙及びその用い方

用紙は、原則として、日本工業規格によるA4判(A列4番)を縦長に用いる。A4判によりがたい場合は、A5判以下のA列の用紙を用いることができる。A3判は用いない。

なお、図面、地図、写真、表彰状、ポスター等は、この限りでない。

2　材質

筆記又は印字により清書するときに使用する用紙等の材質は、文書の保存年限に耐え得るものでなければならない。

3　用紙のとじ方

用紙のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書き文書については、この限りでない。

第4　左横書き

文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

1　法令等で様式が縦書きと定められており、それによらなければならないもの

2　賞状、表彰状、式辞、その他刊行物等であって、特に縦書きが必要とされるもの

第5　文体及び敬称

本文に用いる文体は、「ます体」を、名あて人に付ける敬称は、「様」を用いる。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

1　法令等で様式が定められており、それによらなければならないもの

2　条例及び規則、告示及び公告、達、議案、契約書並びにこれらに準じるもの

3　文書の内容、形式等から、他の文体や他の敬称を用いることが適切なもの

第6　標題の配字等

1　文書には、内容の趣旨が簡潔に分かる標題を付ける。標題の末尾には、文書の性質を表す語句を付ける。

(例)　(通達)(照会)(回答)(報告)(依頼)

2　文頭は、1字分を空けて書き出す。

3　「ただし」、「この場合」等で始まる文は、行を改めない。

4　「なお」書きは、行を改め、1字分を空けて書き出す。

5　公印は、発信者名の末尾の字句から1字分を空けて押す。

第7　用字用語

文書における用字用語の用い方は、次のとおりとする。

1　用字用語の用い方

漢字、平仮名、片仮名及びローマ字については、原則として、次によるものとする。

なお、漢字の音訓使用及び送り仮名の付け方については、併せて「公用文における漢字使用等について」(平成22年11月30日内閣訓令第1号)による。

(1)　漢字

「常用漢字表」(平成22年11月30日内閣告示第2号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)

なお、字体については、同表の通用字体等(同表中「表の見方及び使い方」にいう通用字体及び許容字体をいい、差し支えない限りは、同「付」において情報機器に搭載されている印刷文字字体の関係で用いることが差し支えないとされる字体を含む。以下「常用漢字表の通用字体等」という。)を用いることとし、その取扱いについては、同表中「(付)字体についての解説」による。

(2)　平仮名

仮名は、原則として平仮名を用いる。

ア　仮名遣い

「現代仮名遣い」(昭和61年7月1日内閣告示第1号)

イ　送り仮名

「送り仮名の付け方」(昭和48年6月18日内閣告示第2号)

(3)　片仮名

外国の地名及び人名、外来語及び外国語については、原則として片仮名を用いる。

(4)　ローマ字

「ローマ字のつづり方」(昭和29年12月9日内閣告示第1号)

2　数字の書き方

(1)　数字は、次に掲げるような場合を除いて、算用数字(アラビア数字)を用いる。

ア　固有名詞

(例)　二俣川　六角橋　十日市場

イ　概数を示す語

(例)　二、三日　四、五人　数十日

ウ　数量的な意味の薄い語

(例)　一般　一部分　七転八倒

エ　単位として用いる語

(例)　100万　1,200億

オ　慣習的な語

(例)　一休み　二言目　三月(みつき)

(2)　1,000以上の数字には、3けたごとに、区切符号の「，」を付ける。ただし、年号、文書番号、電話番号などには、区切符号を付けない。

(3)　小数及び分数の書き方は、次の例による。

ア　小数　0.12

イ　分数　　1/2　2分の1

3　符号の用い方

(1)　見出し符号

ア　項目を細別する場合は、次の例による。ただし、項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から始めることができる。

イ　見出し符号の次は、1字分の空白とする。

(2)　句点は「。」(まる)、読点は「、」(てん)を用いる。

(3)　「・」(なかてん)は、名詞を並列する場合、外来語等で複合した語であることを示す場合等に用いる。

(4)　「「　」」(かぎかっこ)は、語句を引用する場合、用語を定義する場合等に用いる。

(5)　「(　)」(かっこ)は、語句等の後で説明する場合、法令等の見出し等に用いる。

(6)　「．」(ピリオド)は、小数点の位置を示す場合、単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

(例)　￥ 1,234,567.―　U.S.A.

(7)　同じ漢字が続くときは、繰り返し符号の「々」を用いることができる。

(例)　人々　国々

(注)　「民主主義」などのように、次に続く漢字が異なった意味であるときは、用いない。

4　人名及び地名の表し方

(1)　人名

原則として、戸籍簿等に登録してある字体を用いる。ただし、差し支えのない限り、常用漢字表の通用字体等を用いる。

(2)　地名

ア　国内の地名は、その地方公共団体等で用いられているものを用いる。ただし、その字体については、差し支えのない限り、常用漢字表の通用字体等を用いる。

イ　外国の地名は、原則として、その国や地域での呼び方によって書く。

第8　外来語の表記等

1　外来語及び外国語の使用

外来語は、日常生活の中で十分定着し、使用しても違和感のない場合に限り使用する。安易な片仮名用語の使用は、控える。

外国語は、日本語で説明を入れるか、前後の文章からその意味が分かる場合に限り使用できるものとする。

2　専門用語等の使用

専門用語、略語、新造語等は、正確かつ容易に内容が理解できる場合に限り使用できるものとする。

3　分かりにくい言葉の言い換え

文語調や漢語調の言葉、必要以上に修飾された言葉、抽象的な言葉等の分かりにくい言葉は、一般的に使われている平易な言葉に言い換えるものとする。

第9　法令用語

条例、規則、達、議案等の法令用語における用字用語の用い方については、基本的には一般文書と同様であるが、一部、「法令における漢字使用等について」(平成22年11月30日)などの例によるものとする。

第10　施行期日

この要領は、平成5年4月1日から施行する。