(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書管理者の職務)

第3条　文書管理者は、事務局における文書事務を管理し、並びに文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書主任に対し必要な指示をすることができる。

(文書主任の職務)

第4条　文書主任は、事務長の命を受け、事務局における次に掲げる文書事務を管理する。

(帳簿等)

第5条　文書の取扱いに要する帳簿として、事務局に備えるものは、書留等郵便物収受・交付簿(第1号様式)とする。

(到達した行政文書の取扱い)

第6条　事務局において収受し、交付を受けた行政文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(収受し、交付を受けた行政文書の取扱い)

第7条　事務局において行政文書を収受し、又は交付を受けたときは、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると事務長が認めた行政文書並びに決裁及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)にあっては、この限りでない。

(起案の方法)

第8条　決裁(事案について最終的に意思を決定することをいう。以下同じ。)を要する事案は、システム外文書を除くほか、文書管理システムに登録し、及び電子決裁(電子的な方法により回議し、及び決裁を得、又は供覧することをいう。以下同じ。)の方法による起案文書を作成しなければならない。ただし、その全部を電磁的記録として扱うことが困難であると認められるときは、紙添付文書表紙(第3号様式)に当該起案文書の一部を添付する方法により作成することができる。

(供覧の方法)

第9条　次に定める文書は、文書管理システムに登録し、電子決裁の方法による供覧文書を作成し、及び供覧しなければならない。

(回議等の順序等)

第10条　決裁文書の回議又は供覧文書の供覧は、必要最小限の範囲とし、事務長が定める担当者以外の者への回議又は供覧は、避けなければならない。

(文書の処理)

第11条　決裁文書は、文書主任を経由するとともに、会長の決裁を要する文書については、あらかじめ、文書管理者が認めた場合を除き、文書管理者を経由しなければならない。ただし、簡易起案の方法並びに定例決裁簿、処理印及び帳票類により処理する場合にあっては、この限りでない。

(決裁文書の承認等)

第12条　決裁文書を承認し、又は供覧文書を確認した者は、電子決裁の方法による決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)にあっては承認又は確認の意思を登録し、起案用紙、定例決裁簿、処理印又は帳票類(以下「起案用紙等」という。)を用いた決裁文書等にあっては所定の欄に認印を押し、又は署名をしなければならない。

(代決による処理)

第13条　決裁をする権利を有する者(以下「決裁権者」という。)又はその補助者が不在のため、代決しようとするときは、電子決裁の方法による決裁文書にあっては文書管理システムにより代決の処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては「代」の表示をした上、代決した者が認印し、又は署名しなければならない。

(後閲による処理)

第14条　決裁権者の補助者が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、主管の上席者の承認を得て、電子決裁の方法による決裁文書にあっては文書管理システムにより当該不在である者について必要な処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては当該不在である者について「後閲」の表示をし、決裁権者の決裁を求めることができる。この場合において、起案者は、遅滞なく、不在であった者に報告し、及びその確認又はその認印又は署名を求めなければならない。

(決裁文書の変更等)

第15条　決裁文書の趣旨若しくは内容を変更し、又は廃案にした場合は、起案者は、その旨を既に回議を終えた決裁権者又はその補助者に報告しなければならない。

(文書の持回り)

第16条　起案用紙を用いた決裁文書等(第8条第1項ただし書の規定による紙添付文書表紙に当該起案文書の一部を添付したものを含む。次項において「持回り対象決裁文書等」という。)のうち特に慎重な取扱いを要する文書は、事務長が持ち回らなければならない。この場合において、決裁権者若しくはその補助者又は供覧を受けるべき者が不在のときは、当該文書をいったん持ち帰り、当該不在者の席に留め置いてはならない。

(決裁後又は供覧後の処理)

第17条　文書管理システムに登録した決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、文書管理システムに決裁済み又は供覧済みの登録をしなければならない。

(文書管理システムに登録した情報の送付)

第18条　事務長は、前条第1項の規定により登録した決裁文書等に係る情報を、速やかに市民局市民情報室市民情報課に送付しなければならない。

(発送文書の記号、文書番号等)

第19条　発送する行政文書(以下「発送文書」という。)には、記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。ただし、指令文書(横浜市中央農業委員会公示令達規程(昭和63年3月北部農業委員会達第1号)第2条第2号イに規定する指令に係る文書)以外の文書で軽易なものにあっては、この限りでない。

(施行文書の照合)

第20条　決裁文書に基づき施行する行政文書は、決裁文書との照合を確実に行わなければならない。

(公印及び電子署名)

第21条　事務長が指定する行政文書には、公印を押印し、又は電子署名を行わなければならない。

(行政文書の発送)

第22条　行政文書の発送は、次に定める方法によるものとする。

(行政文書の保管)

第23条　事務長は、行政文書で事案処理の終了していないものをその処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。

(書庫の管理)

第24条　書庫は、常に整理整とんしておかなければならない。

(行政文書の閲覧等)

第25条　事務長は、その保管する行政文書について、他の課等の長の請求があったときは、これを閲覧に供し、又は期間を定めて貸し出すことができる。

(文書整理週間)

第26条　事務長は、行政文書の整理及び不用な行政文書の廃棄を促進するため、文書整理週間を設けるものとする。

(委任)

第27条　この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、事務長が定める。