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○横浜市中央農業委員会行政文書取扱規程

平成17年8月31日

中央農委達第4号

横浜市中央農業委員会行政文書取扱規程

横浜市中央農業委員会行政文書取扱規程(平成12年4月20日北部農委達第2号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 行政文書 横浜市中央農業委員会事務局(以下「事務局」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、事務局の職員が組織的に用いるものとして、事務局が保有しているものをいう。

(3) 文書主任 行政文書管理規則第5条第1項の規定により置かれる文書主任をいう。

(4) 文書管理システム 横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。

(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書管理者の職務)

第3条 文書管理者は、事務局における文書事務を管理し、並びに文書事務の適正化及び迅速化を図るため、文書主任に対し必要な指示をすることができる。

2 文書管理者は、事務局における文書事務の実態について調査し、及び文書主任に対し必要な報告を求めることができる。

3 文書管理者は、文書管理システムの事務局の管理者として、事務局における文書管理システムの利用の促進及び安全確保に努めなければならない。

(文書主任の職務)

第4条 文書主任は、事務長の命を受け、事務局における次に掲げる文書事務を管理する。

(1) 行政文書の収受及び発送に関すること。

(2) 行政文書の処理の促進に関すること。

(3) 決裁文書の審査に関すること。

(4) 行政文書の整理、ファイリング、保管、保存及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(6) 文書管理システムの利用の促進及び適正な運用に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要な事項

(帳簿等)

第5条 文書の取扱いに要する帳簿として、事務局に備えるものは、書留等郵便物収受・交付簿(第1号様式)とする。

(到達した行政文書の取扱い)

第6条 事務局において収受し、交付を受けた行政文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 書留扱いの郵便物、速達扱いの郵便物及び配達記録郵便物には、当該郵便物に文書受付印(第2号様式)を押すこと。

(2) 書留扱いの郵便物及び配達記録郵便物にあっては、書留等郵便物収受・交付簿に必要事項を記入し、職員に受領を確認するための署名又は押印をさせた後、交付すること。

(収受し、交付を受けた行政文書の取扱い)

第7条 事務局において行政文書を収受し、又は交付を受けたときは、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると事務長が認めた行政文書並びに決裁及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)にあっては、この限りでない。

(起案の方法)

第8条 決裁(事案について最終的に意思を決定することをいう。以下同じ。)を要する事案は、システム外文書を除くほか、文書管理システムに登録し、及び電子決裁(電子的な方法により回議し、及び決裁を得、又は供覧することをいう。以下同じ。)の方法による起案文書を作成しなければならない。ただし、その全部を電磁的記録として扱うことが困難であると認められるときは、紙添付文書表紙(第3号様式)に当該起案文書の一部を添付する方法により作成することができる。

2 電子決裁の方法により難いものについては、起案用紙(第4号様式)を用いて起案文書を作成することができる。

3 前2項の規定により作成する起案文書にあっては、別に定める行政文書作成の要領に従い、簡潔かつ的確に作成しなければならない。

4 起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。

5 電子決裁の方法により処理するもののうち、簡易な方法による起案文書の作成(以下「簡易起案」という。)により処理することができる事案は、次に掲げるものとする。

(1) 決裁の区分が事務長専決事項で、かつ、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が5年である行政文書に係る事案のうち次に掲げるもの

 定例的かつ定型的な事案

 規則等で定められている様式により処理する定型的な事案

(2) 決裁の区分が事務長専決事項で、かつ、行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が3年以下である行政文書に係る事案

6 システム外文書のうち決裁を要する事案については、次のいずれかの方法により処理するものとする。

(1) 定例的かつ定型的な事案については、定例決裁簿(第5号様式)により処理する方法

(2) 行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書に係る事案は、処理印(第6号様式)により処理する方法

(3) 帳票類(規則等において定めた様式に決裁欄が組み込まれているものをいう。以下同じ。)により処理する方法

7 簡易起案の方法又は定例決裁簿により定例的かつ定型的な事案を処理しようとするときは、あらかじめ、その処理開始について当該事案の決裁権者の決裁を得なければならない。

(供覧の方法)

第9条 次に定める文書は、文書管理システムに登録し、電子決裁の方法による供覧文書を作成し、及び供覧しなければならない。

(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要がある行政文書

(2) 上司の指揮を受けて処理する必要がある行政文書

(3) その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある行政文書

2 前項の規定により供覧する場合は、必要に応じ、当該行政文書の要旨、問題点等を記載するものとする。

3 第1項の規定による供覧文書の作成については、同項に定めるもののほか、前条第1項から第3項までの規定を準用する。

4 行政文書管理規則第10条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書に係る事案のうち供覧を要するものについては、処理印により処理するものとする。

(回議等の順序等)

第10条 決裁文書の回議又は供覧文書の供覧は、必要最小限の範囲とし、事務長が定める担当者以外の者への回議又は供覧は、避けなければならない。

2 決裁文書の回議は起案者から順次上位の職の決裁者までの順序により行うものとする。

3 前項の規定は、供覧文書について準用する。

4 前2項の規定にかかわらず、供覧文書のうち電子決裁の方法により処理するものに係る供覧を開始した時点以降の供覧については、その全部又は一部を一斉に行う処理により行うことができる。

(文書の処理)

第11条 決裁文書は、文書主任を経由するとともに、会長の決裁を要する文書については、あらかじめ、文書管理者が認めた場合を除き、文書管理者を経由しなければならない。ただし、簡易起案の方法並びに定例決裁簿、処理印及び帳票類により処理する場合にあっては、この限りでない。

(決裁文書の承認等)

第12条 決裁文書を承認し、又は供覧文書を確認した者は、電子決裁の方法による決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)にあっては承認又は確認の意思を登録し、起案用紙、定例決裁簿、処理印又は帳票類(以下「起案用紙等」という。)を用いた決裁文書等にあっては所定の欄に認印を押し、又は署名をしなければならない。

(代決による処理)

第13条 決裁をする権利を有する者(以下「決裁権者」という。)又はその補助者が不在のため、代決しようとするときは、電子決裁の方法による決裁文書にあっては文書管理システムにより代決の処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては「代」の表示をした上、代決した者が認印し、又は署名しなければならない。

2 前項の規定により代決した者は、遅滞なく、その事項を当該不在であった者に報告し、及びその確認を求めなければならない。

(後閲による処理)

第14条 決裁権者の補助者が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、主管の上席者の承認を得て、電子決裁の方法による決裁文書にあっては文書管理システムにより当該不在である者について必要な処理を行い、起案用紙等を用いた決裁文書にあっては当該不在である者について「後閲」の表示をし、決裁権者の決裁を求めることができる。この場合において、起案者は、遅滞なく、不在であった者に報告し、及びその確認又はその認印又は署名を求めなければならない。

2 前項の規定は、供覧文書について準用する。

(決裁文書の変更等)

第15条 決裁文書の趣旨若しくは内容を変更し、又は廃案にした場合は、起案者は、その旨を既に回議を終えた決裁権者又はその補助者に報告しなければならない。

(文書の持回り)

第16条 起案用紙を用いた決裁文書等(第8条第1項ただし書の規定による紙添付文書表紙に当該起案文書の一部を添付したものを含む。次項において「持回り対象決裁文書等」という。)のうち特に慎重な取扱いを要する文書は、事務長が持ち回らなければならない。この場合において、決裁権者若しくはその補助者又は供覧を受けるべき者が不在のときは、当該文書をいったん持ち帰り、当該不在者の席に留め置いてはならない。

2 持回り対象決裁文書等のうち緊急な処理を要するものは、担当者又はその上司が持ち回るものとする。

(決裁後又は供覧後の処理)

第17条 文書管理システムに登録した決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、文書管理システムに決裁済み又は供覧済みの登録をしなければならない。

2 起案用紙等を用いた決裁文書等について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該起案用紙等に決裁済み又は供覧済みとなった日を記入しなければならない。

(文書管理システムに登録した情報の送付)

第18条 事務長は、前条第1項の規定により登録した決裁文書等に係る情報を、速やかに市民局市民情報室市民情報課に送付しなければならない。

(発送文書の記号、文書番号等)

第19条 発送する行政文書(以下「発送文書」という。)には、記号及び文書番号又は指令番号を付けなければならない。ただし、指令文書(横浜市中央農業委員会公示令達規程(昭和63年3月北部農業委員会達第1号)第2条第2号イに規定する指令に係る文書)以外の文書で軽易なものにあっては、この限りでない。

2 発送文書の記号及び文書番号又は指令番号の付け方は、次のとおりとする。

(1) 指令文書以外の文書にあっては、「中央農委」の文字、文書番号の順で記載すること。

(2) 指令文書にあっては、「横浜市中央農委」の文字、「指令」の文字、指令番号の順で記載すること。

3 文書番号又は指令番号は、文書管理システムで管理する番号を使用しなければならない。ただし、システム外文書で文書番号又は指令番号を付ける必要があるものについては、文書管理システムで管理する番号と重複しない番号を付けなければならない。

(施行文書の照合)

第20条 決裁文書に基づき施行する行政文書は、決裁文書との照合を確実に行わなければならない。

(公印及び電子署名)

第21条 事務長が指定する行政文書には、公印を押印し、又は電子署名を行わなければならない。

2 前項に定めるもののほか、公印の押印については、横浜市中央農業委員会公印規程(昭和56年8月北部農業委員会達第3号)の定めるところによる。

3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、事務長が定める。

(行政文書の発送)

第22条 行政文書の発送は、次に定める方法によるものとする。

(1) 郵便による方法

(2) 貨物運送を利用した方法

(3) 通信回線を利用した方法

(4) 文書集配所を利用した文書交換による方法

(5) 手渡しによる方法

2 行政文書の発送は、事務局において行うものとする。

(行政文書の保管)

第23条 事務長は、行政文書で事案処理の終了していないものをその処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。

2 事務長は、事案処理の終了した行政文書を行政文書管理規則第11条に定めるところにより整理し、ファイリングする等した上で確実に保管しておかなければならない。

(書庫の管理)

第24条 書庫は、常に整理整とんしておかなければならない。

2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

(行政文書の閲覧等)

第25条 事務長は、その保管する行政文書について、他の課等の長の請求があったときは、これを閲覧に供し、又は期間を定めて貸し出すことができる。

2 前項の規定にかかわらず、事務長は、事案処理の終了した文書管理システムの電子決裁の方法による決裁文書等(簡易起案の方法によるものを除く。)のうち特に必要があると認めるものについては、常時他の課等の長の閲覧に供することができる。

(文書整理週間)

第26条 事務長は、行政文書の整理及び不用な行政文書の廃棄を促進するため、文書整理週間を設けるものとする。

(委任)

第27条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、事務長が定める。

(施行期日)

1 この達は、平成17年9月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の横浜市中央農業委員会行政文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定は、この達の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

3 施行日から文書管理システムの利用に必要な総務局行政部法制課長が管理するサーバーに接続される日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る旧規程に定める次の各号に掲げる事項については、附則第2項の規定にかかわらず、当該各号に掲げる旧規程は、なおその効力を有する。

(1) 文書主任の職務 第4条

(2) 到達文書の取扱い 第6条

(3) 起案の方法 第7条

(4) 供覧の方法 第8条

(5) 文書の処理 第9条

(6) 代決による処理 第10条

(7) 後閲による処理 第11条

(8) 決裁文書等の認印等 第13条

(9) 文書の持回り 第14条

(10) 文書の記録 第15条

(11) 発送文書の記号、文書番号等 第16条

(12) 文書の保管 第20条

4 この達の施行の際現に旧規程の規定により作成されている様式書類は、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

5 附則第2項から前項までに定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な経過措置は事務長が定める。

(平成18年3月中央農委達第1号)

この達は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年4月中央農委達第2号)

この達は、平成19年5月1日から施行する。

(平成20年4月中央農委達第1号)

(施行期日)

この達は、平成20年5月1日から施行する。

(平成22年3月中央農委達第1号)

(施行期日)

この達は、平成22年4月1日から施行する。

(平成27年3月中央農委達第2号)

この達は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年3月中央農委達第1号)

この達は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年7月中央農委達第1号)

この達は、平成29年8月18日から施行する。ただし、第1条中横浜市中央農業委員会組織規程第4条中第4項を削る改正規定、同規程第6条第1項中「掌理し」の次に「、係の事務分担を定め」を加える改正規定及び同規程第8条第3号中「第3条」を「第3条の3」に改める改正規定並びに第2条の規定は、告示の日から施行する。

(令和3年3月中央農委達第1号)

この達は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年3月中央農委達第1号)

この達は、令和4年4月1日から施行する。

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-2023.10.01作成-2023.10.01内容現在
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総務局総務部法制課TEL 045-671-2093 E-mail so-reiki(at)city.yokohama.lg.jp
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横浜市中央農業委員会行政文書取扱規程

平成17年8月31日 中央農業委員会達第4号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第1編 総則、議会、執行機関/第3類 執行機関/第6章 農業委員会
沿革情報
平成17年8月31日 中央農業委員会達第4号
平成18年3月31日 中央農業委員会達第1号
平成19年4月27日 中央農業委員会達第2号
平成20年4月28日 中央農業委員会達第1号
平成22年3月17日 中央農業委員会達第1号
平成27年3月31日 中央農業委員会達第2号
平成28年3月25日 中央農業委員会達第1号
平成29年7月25日 中央農業委員会達第1号
令和3年3月31日 中央農業委員会達第1号
令和4年3月31日 中央農業委員会達第1号