1　趣旨(第1条)

(1)　「別に定めるものを除くほか」とは、この規則が公印管理に関する一般規則であることを示すものであって、ほかに特例が定められているか、個別に特則が設けられているときは、その定めるところによること。

(2)　水道局、交通局、医療局病院経営本部、議会局、教育委員会事務局、選挙管理委員会事務局、人事委員会事務局、監査事務局、農業委員会事務局及び固定資産評価審査委員会事務局の公印については、別に定められているので注意すること。

2　公印の種別(第3条)

(1)　専用公印には、局区専用市長印及び特定事務・事業所専用公印があること。

(2)　局区専用市長印は、当該局区において市長印を使用する文書の処理のため、置くものとする。

(3)　特定事務・事業所専用公印は、次のいずれかの場合に置くことができること。

ア　特定の事務について、公印を使用する文書が大量にあるため、その都度一般公印又は局区専用市長印を使用していたのでは、文書を迅速に処理できないと認められるとき。

イ　一般公印又は局区専用市長印の保管場所から離れたところにある事業所等で、常時公印を使用する必要があり、一般公印又は局区専用市長印を使用していたのでは文書を迅速に処理できないと認められるとき。

ウ　法令等により、公印の形式又は文書の様式が定められているため、一般公印又は局区専用市長印を使用することができないとき。

(4)　その形状、用途等から、当該特定の用途にのみ使用されるものであることを知り得る文字を印面に加えることができないものとは、刷込専用市印のように寸法が小さいことにより印面に加えることができる文字数に限りのあるもの、表彰専用市長印のように社会通念上印面に加えることとしないことが慣例となっているもの等をいうこと。

3　公印の寸法及び書体(第4条)

(1)　公印の寸法は、規則別表第1のとおりであるが、専用公印(同表に専用公印として掲げられているものを除く。)については、用途、字数などにより変更することができること。

(2)　公印の書体は、従来、明りょうに判読できるようれい書としていたが、特に必要なものについては、てん書も使用できることとしたこと。

4　公印の管理及び公印管理者の設置(第5条)

(1)　公印の管理については、公印の取扱いに関する責任の所在を明らかにすること、公印の管理を厳重にすること、及び公印に関する事務処理の能率化を図ることが基本原則とされること。

(2)　公印は錠のかかる箱に納め、勤務時間外は、保管箱を金庫など錠のかかる場所に保管しなければならないこと。

(3)　管理者は、規則別表第2に掲げる職にある者をもって充てるので、人事異動によって管理者が異動したような場合は、管理者等変更報告書(第1号様式)を提出する必要はないこと。

5　公印管理補助者(第6条)

(1)　公印の新調等(規則第9条)のときに、管理補助者を指定しなければならないこと。

(2)　管理補助者は、所属の係長及び職員のうちから指定すること。

(3)　管理補助者は2人以上指定するものとすること。

(4)　管理補助者に異動があった場合は、改めて指定するものとすること。

6　押印手続(第7条)

(1)　決裁文書とは、市長又は横浜市事務決裁規程(昭和47年8月達第29号)による専決権者の決裁済みの文書をいうこと。

なお、決裁文書には、定例決裁簿、帳票類等を含むものとすること。

(2)　管理者又は管理補助者は、次に掲げる事項について審査し、押印を適当と認めたときは、文書管理システム(横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。以下同じ。)上での公印承認をすること。ただし、文書管理システム以外で決裁を行ったものについては、決裁文書の公印承認欄に認印すること。

ア　公印を押印する必要のある文書であること。

イ　正当な決裁権者の決裁済みであること。

ウ　決裁文書と照合して誤りなく浄書されていること。

エ　文書の日付がはっきりしていること。

オ　文書の発信者が正当な権限をもつ者で、かつ、受信者がはっきりしていること。

カ　様式文書は、様式が明確であること。

(3)　認印とは、「なつ印」又は「押印」と異なり、文書の作成名義を表すものではなく、他人の作成した文書に別の目的で単に印だけを押す場合に用いる言葉で、ここでは管理者又は管理補助者が公印の使用を適当と認めたことを示すために印を押すこと。

(4)　同一の決裁文書で施行時期を分けて、公印を使用する場合は、その施行文書ごとの公印承認を受けること。

(5)　公印を押印する文書のうち、権利義務に関するもので2枚以上にわたるときは契印すること。

7　公印の事前押印(第8条)

(1)　公印を事前押印できる文書とは、次の文書をいうこと。

なお、窓口事務などで別に定められているものは、それによること。

ア　定例的かつ定型的な文書で、交付の日時及び場所並びに交付先が不確定だが即時交付を要するもの

〔例〕　賞状、表彰状

イ　定例的かつ定型的な文書で、事案の処理が緊急を要し、その場で処理することが要請されるもの

〔例〕　寄附受納の感謝状

ウ　定例的かつ定型的な文書で、常時公印を使用する必要があるが、そのつど押印したのでは事務を能率的に処理できないと認められるもの

〔例〕　証票

(2)　公印を事前押印する場合は、公印事前押印承認申請書(第3号様式)に押印を必要とする文書案及び根拠規則等の写しを添付して管理者又は管理補助者に提出すること。

(3)　なお、横浜市予算、決算及び金銭会計規則の解釈と運用について昭和39年7月総総第213号助役依命通達第6の9(3)には、「領収書に押印する現金分任出納員等の印は、現金領収の都度押印することとし、あらかじめ押印しておくようなことはしないこと。」とあるので注意すること。

8　公印の印影等の刷込み等(第8条の2)

(1)　公印の印影等を刷り込もうとする場合の承認は、総務局行政イノベーション推進室行政マネジメント課長が管理者である公印にあっては公印刷込承認申請書(別記第1号様式)による申請に対し、公印刷込承認書(別記第2号様式)を交付することにより行うものとし、これ以外の公印にあっては当該管理者に回議し、又は合議することにより行うものとすること。

なお、公印刷込承認申請書には、印刷する文書案及び根拠となる規則等の写しを添付すること。

(2)　公印の刷込みの承認を受けた者は、印刷終了後、印影及び印刷原版を、速やかに管理者に引き継がなければならないこと。

(3)　前号の引継ぎを受けたときは、管理者は、当該印影及び印刷原版を不正使用がないよう裁断又は焼却の方法により廃棄すること。

(4)　「電子計算機に記録した公印の印影等」とは、公印の印影を電子的に読み取って電子計算機の記憶装置に記録させたものをいうこと。

なお、「電子計算機に記録した公印の印影等」とは、横浜市情報セキュリティ管理規程(平成17年3月達第2号)による適正な管理を図るべきデータに該当するので、注意すること。

(5)　電子計算機に記録した公印の印影等を打ち出して文書を作成しようとする場合の承認は、総務局行政イノベーション推進室行政マネジメント課長が管理者である公印にあっては電子計算機記録印影等使用承認申請書(別記第3号様式)による申請に対し、電子計算機記録印影等使用承認書(別記第4号様式)を交付することにより行うものとし、これ以外の公印にあっては当該管理者に回議又は合議することにより行うものとすること。この場合の申請は、プログラムの変更が可能であるシステム設計時に行うこと。

また、承認を受けた事項を変更しようとするときも同様に取り扱うべきこと。

(6)　電子計算機に記録した公印の印影等を打ち出して文書を作成する場合の承認を受けた者は、公印の印影を電子的に読み取って電子計算機の記憶装置に記録させた後、当該印影を速やかに管理者に引き継がなければならないこと。

(7)　前号の引継ぎを受けたときは、管理者は、当該印影を不正使用がないよう裁断又は焼却の方法により廃棄すること。

(8)　電子計算機に記録した公印の印影等を打ち出して文書を作成する必要がなくなったときは、記録した公印の印影等を電子計算機から消去し、電子計算機記録印影等使用廃止届出書(別記第5号様式)により、管理者に届け出ること。

(9)　市印、市長印、区長印、福祉保健センター長印又は土木事務所長印の印影等を刷り込む場合又は電子計算機に記録する場合には、それぞれの刷込専用公印を使用すること。ただし、次に掲げる公印については、特定の用途に限って使用することができるものとすること。

ア　辞令専用市長印

イ　表彰専用市長印

ウ　区長印(一般公印)

エ　表彰専用区長印

(10)　公印刷込文書を定例決裁簿等の継続性のある帳簿によって交付し、かつ、その受払いを明らかにしている場合は、公印／事前押印／刷込／文書処理簿(第4号様式)を備える必要がないこと。

(11)　公印の印影等を刷り込み、又は打ち出して文書を作成する場合は、当該公印の印影とこれを刷り込み、又は打ち出したものとを比較し、縦横比、刻印内容等の同一性が確認できるものでなければならないこと。

(12)　公印の印影を縮小しなければ文書の判読が困難になるなどやむをえない場合に限り、縮小した公印の印影を刷り込み、又は打ち出して文書を作成することができるものとすること。

9　公印の新調等(第9条・第9条の2)

(1)　公印の新調とは、次のいずれかの場合をいうこと。

ア　組織の新設などに伴い、新たに公印を作成する場合

イ　特定の用途に使用するため、新たに公印を作成する場合

(2)　公印の改刻とは、次の場合をいうこと。

摩滅、紛失、き損、盗難及び焼失により、従来の公印に代わる同一内容の公印を作成する場合

(3)　公印の廃止とは、次のいずれかの場合をいうこと。

ア　組織の改廃などに伴い、公印を必要としなくなった場合

イ　公印を改刻する場合

(4)　公印の「新調等」にあたり、市長の決裁を必要とするものは、市印及び市長印(これらの専用公印を除く。)に限定したこと。

(5)　公印の新調及び改刻にあたっては、管理者は、公印新調(改刻、廃止)報告書(第5号様式)の写しを備えなければならないこと。この写しは、常用文書とし、管理者、管理補助者及び保管場所に変更があればそのつど訂正すること。

(6)　専用公印の新調、改刻及び廃止に当たっては、公印新調(改刻、廃止)報告書に用途を記入しなければならないこと。

用途とは、公印を使用する文書、事務又は事業の名称をいうこと。

10　廃止した公印の保存及び廃棄(第9条の4)

(1)　必要としなくなった公印は、速やかに廃止しなければならないこと。

(2)　規則第9条の4第2項の「別に定める期間」は、次のとおりとすること。

ア　市印、市長印、市長職務代理者印(これらの専用公印を除く。)及び刷込専用市長印であったものについては、廃印後30年

イ　ア以外の公印については、廃印後10年

(3)　廃止した公印は、横浜市物品規則(昭和31年3月横浜市規則第33号)第30条第3項の規定により、保管換えをしなければならないので注意すること。

11　公印台帳(第10条)

公印としての効力の発生は、作成された公印の印影及び使用開始年月日などの必要事項を公印台帳に登載した時とすること。