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○横浜市立学校行政文書管理規則

平成12年6月30日

教委規則第12号

横浜市立学校行政文書管理規則をここに公布する。

横浜市立学校行政文書管理規則

(目的)

第1条 この規則は、横浜市立学校(以下「学校」という。)における行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織に関する基本的な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において「行政文書」とは、学校の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該学校の職員が組織的に用いるものとして、当該学校が保有しているものをいう。

2 この規則において「文書管理システム」とは、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する情報処理システムで、総務局行政改革推進部行政マネジメント課長が管理するものをいう。

(平18教委規則16・平22教委規則6・平27教委規則9・令3教委規則5・一部改正)

(行政文書の取扱いの原則)

第3条 事務を適正かつ円滑に処理するため、行政文書は、その存在及び所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。

2 行政文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

3 行政文書は、別に定める保存期間が経過したときは、この規則に定めるところにより廃棄するものとする。

(行政文書の取扱いの年度)

第4条 行政文書の取扱いは、会計年度によるものとする。

(文書管理組織)

第5条 横浜市教育委員会事務局総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、横浜市教育委員会事務局(以下「局」という。)の文書管理者として、学校における文書事務を統轄する。

2 学校における文書事務の適正な管理を図るため、局の文書管理者とは別に、学校に文書管理者を、その下に文書主任を置く。

3 文書管理者は、校長又は校長代理(以下「校長等」という。)をもって充てる。

4 文書主任は、副校長をもって充てる。

5 総務課長、文書管理者及び文書主任の職務は、別に定める。

(平18教委規則16・平22教委規則6・平27教委規則9・一部改正)

(意思決定の方法)

第6条 事案についての最終的な意思の決定(以下「決裁」という。)は、行政文書によって行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る意思決定については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る意思決定を口頭により処理したときは、遅滞なく、行政文書を作成しておかなければならない。

3 行政文書の作成方法は、別に定める。

(平18教委規則16・一部改正)

(到達文書の取扱い)

第7条 学校に到達した行政文書は、別に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。

(平18教委規則16・一部改正)

(行政文書の供覧)

第8条 次に定める行政文書は、別に定めるところにより、供覧しなければならない。

(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に校長等及び副校長の閲覧に供する必要がある行政文書

(2) 校長等及び副校長の指揮を受けて処理する必要がある行政文書

(3) その処理に決裁を要しないが、校長等及び副校長の閲覧に供する必要がある行政文書

(平18教委規則16・一部改正)

(行政文書の登録)

第9条 文書管理システムに登録する学校の行政文書は、支払い関係書類とし、その取扱いについては、別に定める。

(平18教委規則16・全改)

(行政文書の分類)

第10条 行政文書は、保存期間別に分類する。

2 行政文書の保存期間は30年、10年、5年、3年、2年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。

3 行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日(常時使用する行政文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。

4 それぞれの保存期間に属する行政文書の分類は、教育長が定めて一般の閲覧に供する。

(平18教委規則16・一部改正)

(行政文書の整理及び保存)

第11条 校長等は、事案処理の終了した行政文書を、保存期間別及び会計年度別に、遅滞なく、文書管理システム並びに次に定めるところにより、整理し、ファイリングし、及び保存しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、校長等は、別の方法により、行政文書を整理することができる。

(平18教委規則16・一部改正)

(行政文書の所管替え)

第12条 学校統合その他の事由により、事務事業の移管又は廃止があったときは、行政文書の所管替えを行わなければならない。

(平18教委規則16・全改)

(行政文書の廃棄)

第13条 校長等は、その保存する文書で保存期間を経過したもののうち、次に掲げる行政文書以外の行政文書を校長等の決裁を得て廃棄するものとする。

(1) 係属中の争訟に係る行政文書、開示請求の対象となった行政文書等事務の遂行上必要がある行政文書で当該事務の遂行上必要がある期間、その保存期間を延長したもの。

(2) 歴史資料として重要であると校長等が認めたもの。

2 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の行政文書の廃棄については、事務処理上不要となった時点で行うものとする。

3 校長等は、前2項の規定により行政文書を廃棄する場合は、必要に応じ、切断、塗りつぶし等当該行政文書の判読及び復元を不可能にする措置を講じなければならない。

4 第1項第2号に規定する行政文書の取扱いについては、教育長が別に定める。

(平18教委規則16・一部改正)

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成12年7月1日から施行する。

(横浜市立学校文書取扱規則の廃止)

2 横浜市立学校文書取扱規則(昭和29年10月横浜市教育委員会規則第9号)は、廃止する。

附 則(平成18年3月教委規則第16号)

(施行期日)

1 この規則は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則による改正後の横浜市立学校行政文書管理規則の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

3 前項に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な経過措置は、総務課長が定める。

附 則(平成22年3月教委規則第6号)

(施行期日)

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月教委規則第9号)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(令和3年3月教委規則第5号)

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

別表(第10条第2項)

(平18教委規則16・追加)

保存期間

基準

30年

1 特に重要な総務、人事、教務、保健、厚生等に関する行政文書

2 特に重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

3 特に重要な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

10年

1 重要な総務、人事、教務、保健、厚生等に関する行政文書

2 重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

3 重要な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

4 重要な契約に関する行政文書

5 その他前各項に準ずる行政文書

5年

1 総務、人事、教務、保健、厚生等に関する行政文書

2 申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

3 請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

4 契約に関する行政文書

5 会議等で受領した行政文書

6 その他前各項に準ずる行政文書

3年、2年又は1年

1 軽易な総務、人事、教務、保健、厚生等に関する行政文書

2 軽易な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

3 軽易な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

4 軽易な契約に関する行政文書

5 諸証明に関する行政文書

6 会議等で受領した軽易な行政文書

7 学校内部の検討文書及び事務連絡文書

8 その他前各項に準ずる行政文書

1年未満

1 会議等で受領した軽微な行政文書

2 学校内部の軽易な検討文書及び事務連絡文書

(備考)

「3年、2年又は1年」は、その重要度に応じて区分するものとする。






-2022.06.01作成-2022.06.01内容現在
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横浜市立学校行政文書管理規則

平成12年6月30日 教育委員会規則第12号

(令和3年4月1日施行)