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○横浜市固定資産評価審査委員会行政文書管理規程

平成12年6月23日

固評委規程第1号

横浜市固定資産評価審査委員会行政文書管理規程をここに公布する。

横浜市固定資産評価審査委員会行政文書管理規程

(目的)

第1条 この規程は、行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織に関する基本的な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「行政文書」とは、横浜市固定資産評価審査委員会(以下「委員会」という。)の書記が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、委員会の書記が組織的に用いるものとして、委員会が保有しているものをいう。

2 この規程において「文書管理システム」とは、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。

(行政文書の取扱いの原則)

第3条 事務を適正かつ円滑に処理するため、行政文書は、その存在及び所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。

2 行政文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

3 行政文書は、この規程に定める保存期間が経過したときは、この規程に定めるところにより廃棄するものとする。

(行政文書の取扱いの年度)

第4条 行政文書の取扱いは、会計年度によるものとする。

(文書管理組織)

第5条 文書事務の適正な管理を図るため、委員会に文書管理者及び文書主任を置く。

2 文書管理者は委員会の書記のうち課長の職にある者を、文書主任は委員会の書記のうち庶務を担当する係長の職にある者をもって充てる。

3 文書管理者及び文書主任の職務は、別に定める。

(決裁の方法)

第6条 事案についての最終的な意思の決定(以下「決裁」という。)は、行政文書によって行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、行政文書を作成しておかなければならない。

3 行政文書による決裁を要する事案を例示すると、次のとおりである。

(1) 規程並びに告示及び公告を制定し、改正し、及び廃止すること。

(2) 契約、行政処分その他の法律行為をすること。

(3) 通知、照会、回答等をすること。

4 行政文書の作成方法は、別に定める。

(到達行政文書の取扱い)

第7条 委員会に到達した行政文書は、別に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。

(行政文書の供覧)

第8条 次に定める行政文書は、別に定めるところにより、供覧しなければならない。

(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要がある行政文書

(2) 上司の指揮を受けて処理する必要がある行政文書

(3) その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある行政文書

(行政文書の登録)

第9条 行政文書(次条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると文書管理者が認めた行政文書並びに決裁及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)を除く。)は、別に定めるところにより、文書管理システムに登録しなければならない。

(行政文書の分類)

第10条 行政文書は、保存期間別に分類する。

2 行政文書の保存期間は30年、10年、5年、3年、2年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。

3 行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日(常時使用する行政文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。

4 それぞれの保存期間に属する行政文書の分類は、委員長が定めて一般の閲覧に供する。

(行政文書の整理、ファイリング及び保存)

第11条 文書管理者は、事案処理の終了した行政文書(システム外文書を除く。)を、前条第4項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別に、遅滞なく、文書管理システムにより整理し、及び保存しなければならない。

2 前項の規定により整理し、及び保存した行政文書のうち文書管理システムに記録した事項以外の事項を記録した行政文書並びにシステム外文書は、前条第4項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別に、整理し、ファイリングし、及び保存しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、文書管理者は、別の方法により行政文書を整理することができる。

(行政文書の廃棄)

第12条 文書管理者は、その保存する行政文書で保存期間を経過したものを廃棄しなければならない。ただし、係属中の争訟に係る行政文書、開示請求の対象となった行政文書等事務の遂行上必要がある行政文書については、当該事務の遂行上必要がある期間、その保存期間を延長するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の行政文書の廃棄については、事務処理上不要となった時点で行うものとする。

3 文書管理者は、前2項の規定により行政文書を廃棄する場合は、必要に応じ、切断、塗りつぶし等当該行政文書の判読及び復元を不可能にする措置を講じなければならない。

(行政文書の取扱いの特例)

第13条 行政文書管理者は、大量かつ定型的に取り扱う行政文書について、この規程の規定によることができない場合は、この規程に定める方法以外の方法によりその全部又は一部を取り扱うことができる。

(マイクロフィルムの取扱い)

第14条 文書管理者は、保存期間が30年である行政文書のうち、必要と認めるものをマイクロフィルムに撮影することができる。

2 前項の規定により撮影されたマイクロフィルムは、その内容が撮影された行政文書(以下「原文書」という。)と相違なく撮影されたものであることの認証を、総務局行政イノベーション推進室行政マネジメント課長に依頼することができる。

3 文書管理者は、前2項の規定により作成されたマイクロフィルムを、当該原文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、30年保存する。

4 文書管理者は、第12条第1項の規定にかかわらず、原文書を、第2項の規定による認証後直ちに廃棄することができる。

(施行細則)

第15条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この規程は、平成12年7月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書、フィルム及び電磁的記録について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書及びフィルムについては、なお従前の例による。

3 施行日に委員会において保有するフィルム及び電磁的記録については、施行日にこれらのフィルム及び電磁的記録を作成し、又は取得したものとみなして、この規程の規定を適用する。

(平成18年4月固評委規程第1号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正後の横浜市固定資産評価審査委員会行政文書管理規程の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

3 前項の規定に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な経過措置は、文書管理者が定める。

(平成22年6月固評委規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成27年3月固評委規程第1号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(平成29年3月固評委規程第1号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

(令和3年3月固評委規程第2号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年3月固評委規程第1号)

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年3月固評委規程第1号)

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

別表

保存期間

基準

30年

1 審査決定に関する行政文書

2 規程の制定、改正及び廃止に関する行政文書

3 特に重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

4 訴訟に関する行政文書

5 その他前各項に準ずる行政文書

10年

1 重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

2 重要な契約に関する行政文書

3 その他前2項に準ずる行政文書

5年

1 申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

2 契約に関する行政文書

3 会議等で受領した行政文書

4 その他前3項に準ずる行政文書

3年、2年又は1年

1 告示及び公告に関する行政文書

2 軽易な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

3 軽易な契約に関する行政文書

4 会議等で受領した軽易な行政文書

5 庶務に関する行政文書

6 委員会内部の検討文書及び事務連絡文書

7 その他前各項に準ずる行政文書

1年未満

1 会議等で受領した軽微な行政文書

2 委員会内部の軽易な検討文書及び事務連絡文書

3 庶務に関する軽易な行政文書

(備考)

「3年、2年又は1年」は、その重要度に応じて区分するものとする。






-2024.04.01作成-2024.04.01内容現在
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総務局総務部法制課TEL 045-671-2093 E-mail so-reiki(at)city.yokohama.lg.jp
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横浜市固定資産評価審査委員会行政文書管理規程

平成12年6月23日 固定資産評価審査委員会規程第1号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第1編 総則、議会、執行機関/第3類 執行機関/第7章 固定資産評価審査委員会
沿革情報
平成12年6月23日 固定資産評価審査委員会規程第1号
平成18年4月5日 固定資産評価審査委員会規程第1号
平成22年6月4日 固定資産評価審査委員会規程第2号
平成27年3月31日 固定資産評価審査委員会規程第1号
平成29年3月24日 固定資産評価審査委員会規程第1号
令和3年3月31日 固定資産評価審査委員会規程第2号
令和4年3月31日 固定資産評価審査委員会規程第1号
令和5年3月31日 固定資産評価審査委員会規程第1号