2　この規則において「文書管理システム」とは、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。

2　行政文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

3　行政文書は、この規則に定める保存期間が経過したときは、この規則に定めるところにより廃棄するものとする。

2　文書管理者は横浜市中央農業委員会事務長(以下「事務長」という。)を、文書主任は横浜市中央農業委員会農地係長をもって充てる。

3　文書管理者及び文書主任の職務は、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、行政文書を作成しておかなければならない。

3　行政文書による決裁を要する事案を例示すると、次のとおりである。

4　行政文書の作成方法は、別に定める。

2　行政文書の保存期間は30年、10年、5年、3年、2年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。

3　行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日(常時使用する行政文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。

4　それぞれの保存期間に属する行政文書の分類は、事務長が定めて一般の閲覧に供する。

5　前項において定める以外の文書にあっては、横浜市行政文書管理規則第10条第4項において総務局長が定める分類を準用する。

2　前項の規定により整理し、及び保存した行政文書のうち文書管理システムに記録した事項以外の事項を記録した行政文書並びにシステム外文書は、次に定めるところにより、整理し、ファイリングし、及び保存しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、別の方法により行政文書を管理することができる。

2　前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の行政文書の廃棄については、事務処理上不要となった時点で行うものとする。

3　事務長は、前2項の規定により行政文書を廃棄する場合は、必要に応じ、切断、塗りつぶし等当該行政文書の判読及び復元を不可能にする措置を講じなければならない。

4　第1項第2号に規定する文書の取扱いについては、会長が定める。

2　事務長は、マイクロフィルムを当該原文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、30年保存する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書、フィルム及び電磁的記録について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

3　施行日に事務局において保有するフィルム及び電磁的記録については、施行日にこれらのフィルム及び電磁的記録を作成し、又は取得したものとみなして、この規則の規定を適用する。

この規則は、平成14年7月25日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書、フィルム及び電磁的記録について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この規則は、平成17年9月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム、電磁的記録については、なお従前の例による。

3　施行日から新規則第2条第2項に規定する文書管理システムの利用に必要な総務局行政部法制課長が管理するサーバーに接続される日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る次の各号に掲げるその管理に関する事項については、附則第2項の規定にかかわらず、当該各号に掲げる旧規則の規定は、なおその効力を有する。

4　附則第2項から前項までに定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な経過措置は、事務長が定める。

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成29年8月18日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。