2　この規程において「文書管理システム」とは、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。

2　行政文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

3　行政文書は、この規程に定める保存期間が経過したときは、この規程に定めるところにより廃棄するものとする。

2　文書管理者は監査管理課長を、文書主任は課の庶務を担当する係長をもって充てる。ただし、財務監査課長は、課において取り扱う行政文書が大量であること等により文書主任が単独でその職務を遂行するのでは文書事務の適正な管理に支障があると認めるときは、当該文書主任とは別に文書主任を追加して置くことができる。

3　文書管理者及び文書主任の職務は、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、行政文書を作成しておかなければならない。

3　行政文書による決裁を要する事案を例示すると、次のとおりである。

4　行政文書の作成方法については、横浜市行政文書作成要領(平成5年3月25日総文第210号助役依命通達)を準用する。

2　行政文書の保存期間は30年、10年、5年、3年、2年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。

3　行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日(常時使用する行政文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。

4　それぞれの保存期間に属する行政文書の分類は、事務局に固有の行政文書にあっては監査事務局長(以下「事務局長」という。)が別に定め、その他の行政文書にあっては横浜市行政文書管理規則第10条第4項に規定する総務局長が定めた分類を準用し、一般の閲覧に供する。

2　前項の規定により整理し、及び保存した行政文書のうち文書管理システムに記録した事項以外の事項を記録した行政文書並びにシステム外文書は、次に定めるところにより、整理し、ファイリングし、及び保存しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、課長等は、文書管理者と協議の上、別の方法により行政文書を整理することができる。

2　前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の行政文書の廃棄については、事務処理上不要となった時点で行うものとする。

3　課長等は、前2項の規定により行政文書を廃棄する場合は、必要に応じ、切断、塗りつぶし等当該行政文書の判読及び復元を不可能にする措置を講じなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成12年4月1日から施行する。

(横浜市監査事務局文書取扱規程の廃止)

2　次の規程は、廃止する。

(経過措置)

3　この規程は、平成12年4月1日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書、フィルム及び電磁的記録について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

4　施行日に事務局において保有するフィルム及び電磁的記録については、施行日にこれらのフィルム及び電磁的記録を作成し、又は取得したものとみなして、この規程の規定を適用する。

5　この規程の施行の際現にこの規程による旧規程の規定により作成されている帳簿等については、なお当分の間、適宜修正の上使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムの利用に必要な総務局行政部法制課長が管理するサーバーに接続を指定された日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正後の横浜市監査事務局行政文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。