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○横浜市会議会局行政文書管理規程

平成12年6月23日

市会規程第1号

〔横浜市会事務局行政文書管理規程〕を次のように定める。

横浜市会議会局行政文書管理規程

(目的)

第1条 この規程は、横浜市会議会局(以下「局」という。)の行政文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存及び廃棄並びに管理組織に関する基本的な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「行政文書」とは、局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、局の職員が組織的に用いるものとして、局が保有しているものをいう。

2 この規程において「文書管理システム」とは、横浜市行政文書管理規則(平成12年3月横浜市規則第25号)第2条第2項に規定する文書管理システムをいう。

(行政文書の取扱いの原則)

第3条 事務を適正かつ円滑に処理するため、行政文書は、その存在及び所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。

2 行政文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

3 行政文書は、この規程に定める保存期間が経過したときは、この規程に定めるところにより廃棄するものとする。

(行政文書の取扱いの年度)

第4条 行政文書の取扱いは、会計年度によるものとする。ただし、暦年ごとに取り扱うことが適当な行政文書は、暦年による。

(文書管理組織)

第5条 文書事務の適正な管理を図るため、局に文書管理者を、課に文書主任を置く。

2 文書管理者は市会事務部総務課長を、文書主任は課の庶務を担当する係長をもって充てる。

3 文書管理者及び文書主任の職務は、別に定める。

(決裁の方法)

第6条 事案についての最終的な意思の決定(以下「決裁」という。)は、行政文書によって行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、行政文書を作成しておかなければならない。

3 行政文書による決裁を要する事案を例示すると、次のとおりである。

(1) 議長が管理し、及び執行する事務事業の方針を決定すること。

(2) 議会の議決を経るべき事件について、議案を提出すること。

(3) 規則その他の規程並びに告示及び公告を制定し、改正し、及び廃止すること。

(4) 歳出予算を執行し、及び歳入を収入すること。

(5) 契約、行政処分その他の法律行為をすること。

(6) 財産を取得し、管理し、及び処分すること。

(7) 通知、照会、回答等をすること。

4 行政文書の作成方法は、別に定める。

(到達した行政文書の取扱い)

第7条 局に到達した行政文書は、別に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。

(行政文書の供覧)

第8条 次に定める行政文書は、別に定めるところにより、供覧しなければならない。

(1) その処理に改めて決裁を要するが、とりあえず至急に上司の閲覧に供する必要がある行政文書

(2) 上司の指揮を受けて処理する必要がある行政文書

(3) その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある行政文書

(行政文書の登録)

第9条 行政文書(次条第2項の規定によりその保存期間が1年未満である行政文書、常時使用する行政文書その他文書管理システムを使用することが困難であると文書管理者が認めた行政文書並びに決裁及び供覧を要しない行政文書(以下「システム外文書」という。)を除く。)は、別に定めるところにより、文書管理システムに登録しなければならない。

(行政文書の分類)

第10条 行政文書は、課ごとに保存期間別に分類する。

2 行政文書の保存期間は30年、10年、5年、3年、2年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。

3 行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日(常時使用する行政文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。

4 課ごとのそれぞれの保存期間に属する行政文書の分類は、議会局長(以下「局長」という。)が定めて一般の閲覧に供する。

5 前項の規定により分類が定められた行政文書以外の行政文書にあっては、横浜市行政文書管理規則第10条第4項の規定により総務局長が定める局区に共通する行政文書の分類を準用する。

(行政文書の整理、ファイリング及び保存)

第11条 課の長は、事案処理の終了した行政文書(システム外文書を除く。)を、前条第4項及び第5項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別に、遅滞なく、文書管理システムにより整理し、及び保存しなければならない。

2 前項の規定により整理し、及び保存した行政文書のうち文書管理システムに記録した事項以外の事項を記録した行政文書並びにシステム外文書は、次に定めるところにより、整理し、ファイリングし、及び保存しなければならない。

(1) 前条第4項及び第5項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別とすること。

(2) 局長が定めるファイリング用具を用いること。

3 前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、課の長は、文書管理者と協議の上、別の方法により行政文書を整理することができる。

(行政文書の所管替え)

第12条 機構改革その他の事由により、事務事業の移管又は廃止があったときは、局長が定めるところにより、行政文書の所管替えを行わなければならない。

(行政文書の廃棄)

第13条 課の長は、その保存する行政文書で保存期間を経過したもののうち、次に掲げる行政文書以外の行政文書を局長の決裁を得て廃棄するものとする。

(1) 係属中の争訟に係る行政文書、開示請求の対象となった行政文書等事務の遂行上必要がある行政文書で当該事務の遂行上必要がある期間、その保存期間を延長したもの

(2) 歴史資料として重要であると文書管理者が認めたもの

2 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の行政文書の廃棄については、事務処理上不要となった時点で行うものとする。

3 課の長は、前2項の規定により行政文書を廃棄する場合は、必要に応じ、切断、塗りつぶし等当該行政文書の判読及び復元を不可能にする措置を講じなければならない。

4 第1項第2号に規定する行政文書の取扱いについては、局長が定める。

(行政文書の取扱いの特例)

第14条 課の長は、大量かつ定型的に取り扱う行政文書について、この規程の規定によることができない場合は、文書管理者と協議の上、この規程に定める方法以外の方法によりその全部又は一部を取り扱うことができる。

(施行細目)

第15条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この規程は、平成12年7月1日から施行する。

(横浜市会事務局文書取扱規程の廃止)

2 横浜市会事務局文書取扱規程(昭和63年4月横浜市会規程第1号)は、廃止する。

(経過措置)

3 この規程の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する文書、フィルム及び電磁的記録について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

4 前項に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な経過措置については、局長が別に定める。

(平成17年4月市会規程第2号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正後の横浜市会事務局行政文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する行政文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書、フィルム及び電磁的記録については、なお従前の例による。

3 施行日において新規程第2条第2項に規定する文書管理システムの利用に必要な総務局行政部法制課長が管理するサーバーに接続されていない課において、施行日から当該サーバーに接続される日までの間に作成し、又は取得する行政文書に係る次の各号に掲げるその管理に関する事項については、前項の規定にかかわらず、当該各号に掲げるこの規程による改正前の横浜市会事務局行政文書管理規程の規定は、なおその効力を有する。

(1) 文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の記録 第9条

(2) 文書等の整理及びファイリング 第11条

(3) 文書等の保存 第12条

4 前2項に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な経過措置は、市会事務局長が定める。

(平成18年3月市会規程第2号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(平成22年3月市会規程第1号)

(施行期日)

1 この規程は、平成22年4月1日から施行する。

(平成27年3月市会規程第1号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(令和3年3月市会規程第2号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

別表(第10条第2項)

保存期間

基準

30年

1 本会議に関する重要な行政文書

2 委員会に関する重要な行政文書

3 特に重要な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

4 市会関係例規の制定、改正及び廃止に関する行政文書

5 会議録等記録の調製に関する行政文書

6 議会活動に係る特に重要な調査及び企画に関する行政文書

7 特に重要な議会広報に関する行政文書

8 訴訟及び不服申立てに関する特に重要な行政文書

9 職員の任用に関する特に重要な行政文書

10 予算及び決算に関する特に重要な行政文書

11 特に重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

12 議会関係に関する特に重要な行政文書

13 議員関係に関する特に重要な行政文書

14 その他前各項に準ずる行政文書

10年

1 本会議各種届出書類

2 役員改選に関する行政文書

3 重要な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

4 記録事務に関する重要な行政文書

5 議会活動に係る重要な調査及び企画に関する行政文書

6 重要な議会広報に関する行政文書

7 職員の任用に関する重要な行政文書

8 予算及び決算に関する重要な行政文書

9 重要な契約に関する行政文書

10 重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

11 議会関係に関する重要な行政文書

12 議員関係に関する重要な行政文書

13 その他前各項に準ずる行政文書

5年

1 本会議に関する行政文書

2 請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

3 記録事務に関する行政文書

4 議会活動に係る調査及び企画に関する行政文書

5 議会広報に関する行政文書

6 訴訟及び不服申立てに関する行政文書

7 職員の任用に関する行政文書

8 予算及び決算に関する行政文書

9 契約に関する行政文書

10 申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

11 会議等で受領した行政文書

12 議会関係に関する行政文書

13 議員関係に関する行政文書

14 その他前各項に準ずる行政文書

3年、2年又は1年

1 委員会に関する軽易な行政文書

2 軽易な請願、陳情、要望等の処理に関する行政文書

3 議決証明に関する行政文書

4 記録事務に関する軽易な行政文書

5 議会活動に係る調査及び企画に関する軽易な行政文書

6 議会広報に関する軽易な行政文書

7 視察受入に関する行政文書

8 職員の任用に関する軽易な文書及び職員の服務に関する行政文書

9 予算及び決算に関する軽易な行政文書

10 軽易な契約に関する行政文書

11 軽易な財産の取得、管理及び処分に関する行政文書

12 告示及び公告に関する行政文書

13 諸証明に関する行政文書

14 軽易な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する行政文書

15 会議等で受領した軽易な行政文書

16 庶務に関する行政文書

17 局内部の検討に係る行政文書及び事務連絡に係る行政文書

18 議会関係に関する軽易な行政文書

19 議員関係に関する軽易な行政文書

20 その他前各項に準ずる行政文書

1年未満

1 会議等で受領した軽微な行政文書

2 局内部の軽易な検討に係る行政文書及び事務連絡に係る行政文書

3 庶務に関する軽易な行政文書

(備考)

「3年、2年又は1年」は、その重要度に応じて区分するものとする。






-2023.07.01作成-2023.07.01内容現在
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横浜市会議会局行政文書管理規程

平成12年6月23日 市会規程第1号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第1編 総則、議会、執行機関/第2類
沿革情報
平成12年6月23日 市会規程第1号
平成17年4月1日 市会規程第2号
平成18年3月31日 市会規程第2号
平成22年3月25日 市会規程第1号
平成27年3月31日 市会規程第1号
令和3年3月31日 市会規程第2号